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第一章 文書工作與檔案工作概述
第一節(jié) 文書與檔案（內(nèi)容復(fù)述）
一、文書（A）
①國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人職能活動(dòng)中形成的記錄材料
1、文書的含義
②機(jī)關(guān)單位從事文書工作的專職人員
2、文書的定義：指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了憑證、記載、公布和傳遞信息的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。
①公務(wù)文書（公文）：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在政事務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有
3、文書的種類 法定效力和規(guī)范體式的文件材料。
②私人文書：屬于私人性質(zhì)。包括著作、手稿、傳記、日記、證書、房地契等。
相同點(diǎn)：都是各種職能活動(dòng)的記錄
4、“文書”與“文件”的區(qū)別
不同點(diǎn)：①產(chǎn)生的歷史時(shí)期不同（“文書”產(chǎn)生于漢代，“文件”產(chǎn)生于清末）；②使用慣例不同（歷史上形成的文件稱“文書”，當(dāng)代的稱為“文件”）；③外延不同（文書涵蓋文件）
①關(guān)聯(lián)因素——文字、階級(jí)、國(guó)家
②在我國(guó)，公務(wù)文書最早出現(xiàn)于第一個(gè)奴錄制國(guó)家——夏朝
③斯大林語：生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級(jí)的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國(guó)家的產(chǎn)生，國(guó)家
5、文書的產(chǎn)生 進(jìn)行管理工作需要比較有條理的文書……
④我國(guó)最古老的文字——殷商時(shí)期的甲骨文、青銅器銘文、陶文、石玉器銘文
⑤我國(guó)文化史上的四大發(fā)現(xiàn)——殷墟甲骨、居延漢簡(jiǎn)、敦煌文書、清朝內(nèi)閣檔案
⑥據(jù)考古發(fā)現(xiàn)，我國(guó)現(xiàn)存最早的公務(wù)文書，是在河南省安陽縣發(fā)現(xiàn)的甲骨文書。
二、檔案（A）
1定義：指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
①檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象
②檔案形成主體是社會(huì)人，包括指自然人、法人和社會(huì)群體。檔案是人類社會(huì)的特有現(xiàn)
2、涵義 ③檔案的本質(zhì)特征——?dú)v史的原始記錄或原始的歷史記錄
a:內(nèi)容的多樣性——來源于社會(huì)的各個(gè)方面
④檔案的多樣性：
b:載體的多樣性——感光材料、磁性材料、光學(xué)性載體以及金屬等
|
①文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿；
三、文書與檔案的關(guān)系 ②文書是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書的精華；
(A) ③文書是檔案的要素，檔案是文書的組合。
第二節(jié) 文書工作與檔案工作（內(nèi)容復(fù)述）
文書工作：行政輔助性工作，主要目標(biāo)是可靠、高速、
1、服務(wù)性 高效地為單位現(xiàn)行工作服務(wù)。
檔案工作：資料后勤性質(zhì)的工作
文書工作：事關(guān)國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)
一、文書工作與檔案工作的特征（B） 2、政治性
檔案工作：涉及國(guó)家機(jī)密
文書是管理國(guó)家、管理單位的一種形式
3、管理性
檔案本身具有嚴(yán)格的管理要求
1、發(fā)文處理
2、收文處理
二、文書工作的內(nèi)容（A） 3、文書管理
4、信訪工作
5、為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備參考材料
|
1、檔案工作基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用。
①制定單位檔案工作規(guī)章制度
三、檔案工作的內(nèi)容（A）
②監(jiān)督指導(dǎo)本單位立卷歸檔工作
2、檔案室工作內(nèi)容
③開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檢查評(píng)比工作
④負(fù)責(zé)單位檔案收集、整理、保管工作
|
1、定義：文檔一體化就是從文書和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理
的全過程控制，其重要特點(diǎn)就是將檔案管理工作的要求貫穿于公文處理之中。
①計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展及其在文書處理和檔案管理部門的普及應(yīng)用，為文書處理和檔案管理一體化提供了客觀條件，能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理的連續(xù)性、一致性、經(jīng)濟(jì)性
2、條件 ②現(xiàn)代信息技術(shù)能夠保證將文書處理的結(jié)果很便捷地用于檔案工作，實(shí)現(xiàn)二者的連貫結(jié)合
③數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，可以將龐大的公文或檔案信息進(jìn)行有序組合，并據(jù)此發(fā)展檢索技術(shù)
④網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用可以徹底解決文書部門與檔案部門因?yàn)榭臻g分隔而無法實(shí)現(xiàn)一體化的難題。
①20世紀(jì)30年代國(guó)民黨政府部分機(jī)關(guān)內(nèi)推行的“文書檔案連鎖法”。
四、文檔一體化（D） 3、具體表現(xiàn)
②規(guī)模不大的公司，一名辦公室文員同時(shí)承擔(dān)文書處理和檔案管理工作
①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全；
4、意義 ②文檔的超前控制
③提高信息的檢索效率
①特點(diǎn)：與傳統(tǒng)模式相比，主要把文件的“歸檔關(guān)口”提前
②簡(jiǎn)稱——“三位一體”：即收發(fā)文登記、分類立卷、著錄標(biāo)引同時(shí)進(jìn)行
5、操作方法 a 文件登記時(shí)進(jìn)行分類
③具體步驟 b 鑒定文件價(jià)值
c 立卷
d 標(biāo)引
e 著錄
第三節(jié) 文書工作與檔案工作的基本原則
（內(nèi)容復(fù)述）
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章第四條規(guī)定：公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
1、實(shí)事求是原則：尊重客觀事實(shí)，不主觀臆斷，不移花接木，不添枝加葉，一切從實(shí)際出發(fā)，如實(shí)反映事物的本來面目，講求辦文的實(shí)際效果。
一、文書工作的基本原則 2、少而精原則：精簡(jiǎn)、優(yōu)質(zhì)，改進(jìn)文風(fēng)，注意辦文質(zhì)量，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。
(C) 3、時(shí)效性原則：最重要的原則之一。
4、保密原則：涉密文件應(yīng)嚴(yán)格注意保密，也是政治性的要求。
《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。
①國(guó)家檔案局主管全國(guó)檔案工作，對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 ②各級(jí)政府的檔案行政管理部門對(duì)本地區(qū)檔案工作實(shí)行分級(jí)管理
（組織原則）（管理體制） ③國(guó)家檔案由各級(jí)各類檔案部門分別集中管理
④自1959年開始，我國(guó)實(shí)行黨政檔案和檔案工作統(tǒng)一管理。
a:數(shù)量上，收集齊全，不殘缺；
①檔案的完整
二、檔案工作的基本原則 2、維護(hù)檔案的完整與安全 b：質(zhì)量上，保持檔案的系統(tǒng)
(C) （檔案管理的最基本要求） 性，不割裂分散
a:檔案實(shí)體不受損壞，延長(zhǎng)壽命
②檔案的安全
b:注意保密，保證檔案內(nèi)容的安全
3、便于社會(huì)各方面的利用：檔案工作的根本目的，也是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。最重要的一個(gè)原則。
第四節(jié) 辦公室的性質(zhì)、地位和職能（內(nèi)容復(fù)述）
1、輔助性：辦公室是決策指揮中心的直接輔助機(jī)構(gòu)，以決策指揮中心和領(lǐng)導(dǎo)者為服務(wù)對(duì)象。其名稱也與決策指揮中心向聯(lián)系，如：“校長(zhǎng)辦公室”、“廠長(zhǎng)辦公室”、“省政府辦公廳”、“國(guó)務(wù)院辦公廳”等等。
一、辦公室的性質(zhì)(B) ①事務(wù)性工作：文件收發(fā)、迎來送往、安排會(huì)議
2、綜合性： ②政務(wù)性工作：公文撰寫、機(jī)要保密
③專業(yè)性工作：檔案管理、調(diào)查研究
3、管理性：辦公室是一個(gè)社會(huì)組織實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。主要是通
過制定單位的規(guī)章制度并檢查落實(shí)情況得以體現(xiàn)。
二、辦公室的地位：(B)
1、目前幾乎所有的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，一般都采用“直線—職能制”組織模式。
2、“直線—職能制”組織模式的特點(diǎn)是：總負(fù)責(zé)人對(duì)下屬子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的直線指揮，同時(shí)設(shè)置職能部門分擔(dān)總負(fù)責(zé)人的管理任務(wù)，使整個(gè)管理系統(tǒng)成為一個(gè)既集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一指揮，又分工嚴(yán)密、職責(zé)分明且秩序井然的組織機(jī)制。通俗地講，就是“一級(jí)管一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)”。
①作為決策指揮中心的輔助機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施行有效的管理；
3、辦公室在機(jī)關(guān)單位中的地位
②作為綜合平衡協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，指導(dǎo)和幫助各部門工作。
4、圖示辦公室在機(jī)關(guān)單位、企事業(yè)中的地位：
（略）
1、承上啟下：負(fù)責(zé)上情下達(dá)、下情上報(bào)工作，是上下級(jí)及平級(jí)單位聯(lián)系的紐帶。
2、參謀咨詢：負(fù)責(zé)提供相關(guān)材料供領(lǐng)導(dǎo)決策；解答單位職工的工作疑問。
三、辦公室的職能(B) ①統(tǒng)一步調(diào)：為確保領(lǐng)導(dǎo)決策得以實(shí)施，統(tǒng)一工作的一致性，要求辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好必要的解釋工作，統(tǒng)一思想，消除疑慮，服從安排。
a:凡是非明確、界限清楚的問題，應(yīng)旗幟鮮明，堅(jiān)持原則；
3、綜合協(xié)調(diào) ②化解矛盾： b:凡局部利益與全局利益的矛盾，應(yīng)要求局部利益作出犧牲，并盡可能適當(dāng)給予局部利益補(bǔ)償。
C:凡屬局部利益與局部利益的矛盾，應(yīng)要求雙方以大局為重，互諒互讓。
③合理安排：最重要的是人員的調(diào)配和時(shí)間的統(tǒng)制。
④督促辦理：辦公室有責(zé)任督促各職能部門按上級(jí)要求和領(lǐng)導(dǎo)指示，按時(shí)按
質(zhì)完成相關(guān)工作，協(xié)助解決部門工作中遇到的困難，及時(shí)匯報(bào)
督查情況。
第五節(jié) 文書與檔案工作人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素養(yǎng)（內(nèi)容復(fù)述）
1、歷史悠久：在我國(guó)有3000多年的歷史。
2、從業(yè)人員眾多：美國(guó)約500多萬人，占總?cè)丝诘?/span>1.5%；我國(guó)有各類
一、職業(yè)內(nèi)涵 秘書人員2300萬人，約占總?cè)丝诘?/span>1.8%。
3、職責(zé)神圣：檔案是人類文化遺產(chǎn)和“世界記憶工程”的重要組成部分，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。
①機(jī)關(guān)單位工作的紐帶；
②機(jī)關(guān)單位工作的助手；
1、文書工作的職業(yè)責(zé)任 ③保守機(jī)關(guān)單位機(jī)密的一個(gè)重要環(huán)節(jié)；
④為檔案工作打好基礎(chǔ)
二、職業(yè)責(zé)任
①保障檔案原貌的真實(shí)、完整無損；
2、檔案工作的職業(yè)責(zé)任 ②堅(jiān)持本源性原則；
③做好檔案的利用工作。
1、要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感
2、要有埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)的精神
三、職業(yè)道德 3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
4、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
5、要勤奮工作，主動(dòng)負(fù)責(zé)
①有高度的政治責(zé)任心和思想覺悟；。
②掌握本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)；
1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位辦公室文員 ③有良好的工作作風(fēng)和精明干練的 辦事能力；
應(yīng)具有的職業(yè)素養(yǎng) ④要有豐富的現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)；
⑤應(yīng)有較強(qiáng)的綜合能力。
四、職業(yè)素養(yǎng) ①語言文字能力
②組織能力
③可靠性
2、商業(yè)活動(dòng)對(duì)辦公室文員的素質(zhì)要求 ④責(zé)任感
⑤謹(jǐn)慎性
⑥機(jī)智和交際能力
⑦獲取相關(guān)信息的興趣
1、定義：某一職業(yè)崗位上的工作人員綜合素質(zhì)的外在表現(xiàn)，是社會(huì)對(duì)總體印象的認(rèn)定和評(píng)價(jià)，是人們長(zhǎng)期自我修養(yǎng)鍛煉的結(jié)晶。
五、職業(yè)形象 2、辦公室文員應(yīng)有的職業(yè)形象：舉止得體、作風(fēng)干練、形象優(yōu)雅。
①外表端正、服飾整潔、舉止有禮、說話得體、平易近人
3、具體表現(xiàn) ②溫和、耐心、富有親和力，善于營(yíng)造團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍
③樂于助人，與周圍的同事關(guān)系融洽
④格守時(shí)間并保持工作的高效率
⑤思路清晰、辦事利落、精神飽滿、富有創(chuàng)造性
第六節(jié) 不同性質(zhì)機(jī)構(gòu)中的文書與檔案工作
（內(nèi)容復(fù)述）
1、文書檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位：文書檔案工作職責(zé)和任務(wù)決定了它在黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系中占有十分重要的地位，它是一項(xiàng)綜合性工作，是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分和必不可少的重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)政治性、機(jī)要
一、黨政機(jī)關(guān)中的 性、事務(wù)性、技術(shù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的日常工作。
文書與檔案工作
(A) ①樞紐地位，發(fā)揮承上啟下、溝通內(nèi)外的作用
②領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀作用
2、文書檔案工作在機(jī)關(guān) ③重要的助手作用
工作中的重要作用 ④重要的“窗口”作用
A:黨群工作類
B：行政管理類
①管理類文書檔案 C：經(jīng)營(yíng)管理類
D：生產(chǎn)技術(shù)管理類
A：科研類
B：技術(shù)類（產(chǎn)品類）
1、企事業(yè)單位文書 ②科技類文書檔案 C：設(shè)備類
與檔案工作的構(gòu)成 D：基建類
③會(huì)計(jì)類文書檔案
④干部職工類文書檔案
二、企事業(yè)單位
文書與檔案工作（C）
A：種類多樣：4大類10種
2、企事業(yè)單位文書檔案的特征 B：專業(yè)性強(qiáng)
C：職能突出
注：
1、 企業(yè)可劃分為機(jī)械、電子、紡織、化工等不同行業(yè)的企業(yè)。
2、 事業(yè)單位包括文化、教育、衛(wèi)生、體育、新聞出版、勘察設(shè)計(jì)、檢測(cè)檢驗(yàn)和信息咨詢等不同專業(yè)系統(tǒng)的行業(yè)單位。第一章 文書工作與檔案工作概述
第一節(jié) 文書與檔案（內(nèi)容復(fù)述）
一、文書（A）
①國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人職能活動(dòng)中形成的記錄材料
1、文書的含義
②機(jī)關(guān)單位從事文書工作的專職人員
2、文書的定義：指人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了憑證、記載、公布和傳遞信息的需要，以文字的方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。
①公務(wù)文書（公文）：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在政事務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有
3、文書的種類 法定效力和規(guī)范體式的文件材料。
②私人文書：屬于私人性質(zhì)。包括著作、手稿、傳記、日記、證書、房地契等。
相同點(diǎn)：都是各種職能活動(dòng)的記錄
4、“文書”與“文件”的區(qū)別
不同點(diǎn)：①產(chǎn)生的歷史時(shí)期不同（“文書”產(chǎn)生于漢代，“文件”產(chǎn)生于清末）；②使用慣例不同（歷史上形成的文件稱“文書”，當(dāng)代的稱為“文件”）；③外延不同（文書涵蓋文件）
①關(guān)聯(lián)因素——文字、階級(jí)、國(guó)家
②在我國(guó)，公務(wù)文書最早出現(xiàn)于第一個(gè)奴錄制國(guó)家——夏朝
③斯大林語：生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級(jí)的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國(guó)家的產(chǎn)生，國(guó)家
5、文書的產(chǎn)生 進(jìn)行管理工作需要比較有條理的文書……
④我國(guó)最古老的文字——殷商時(shí)期的甲骨文、青銅器銘文、陶文、石玉器銘文
⑤我國(guó)文化史上的四大發(fā)現(xiàn)——殷墟甲骨、居延漢簡(jiǎn)、敦煌文書、清朝內(nèi)閣檔案
⑥據(jù)考古發(fā)現(xiàn)，我國(guó)現(xiàn)存最早的公務(wù)文書，是在河南省安陽縣發(fā)現(xiàn)的甲骨文書。
二、檔案（A）
1定義：指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
①檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象
②檔案形成主體是社會(huì)人，包括指自然人、法人和社會(huì)群體。檔案是人類社會(huì)的特有現(xiàn)
2、涵義 ③檔案的本質(zhì)特征——?dú)v史的原始記錄或原始的歷史記錄
a:內(nèi)容的多樣性——來源于社會(huì)的各個(gè)方面
④檔案的多樣性：
b:載體的多樣性——感光材料、磁性材料、光學(xué)性載體以及金屬等
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①文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿；
三、文書與檔案的關(guān)系 ②文書是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文書的精華；
(A) ③文書是檔案的要素，檔案是文書的組合。
第二節(jié) 文書工作與檔案工作（內(nèi)容復(fù)述）
文書工作：行政輔助性工作，主要目標(biāo)是可靠、高速、
1、服務(wù)性 高效地為單位現(xiàn)行工作服務(wù)。
檔案工作：資料后勤性質(zhì)的工作
文書工作：事關(guān)國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)
一、文書工作與檔案工作的特征（B） 2、政治性
檔案工作：涉及國(guó)家機(jī)密
文書是管理國(guó)家、管理單位的一種形式
3、管理性
檔案本身具有嚴(yán)格的管理要求
1、發(fā)文處理
2、收文處理
二、文書工作的內(nèi)容（A） 3、文書管理
4、信訪工作
5、為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備參考材料
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1、檔案工作基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用。
①制定單位檔案工作規(guī)章制度
三、檔案工作的內(nèi)容（A）
②監(jiān)督指導(dǎo)本單位立卷歸檔工作
2、檔案室工作內(nèi)容
③開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檢查評(píng)比工作
④負(fù)責(zé)單位檔案收集、整理、保管工作
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1、定義：文檔一體化就是從文書和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理
的全過程控制，其重要特點(diǎn)就是將檔案管理工作的要求貫穿于公文處理之中。
①計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展及其在文書處理和檔案管理部門的普及應(yīng)用，為文書處理和檔案管理一體化提供了客觀條件，能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理的連續(xù)性、一致性、經(jīng)濟(jì)性
2、條件 ②現(xiàn)代信息技術(shù)能夠保證將文書處理的結(jié)果很便捷地用于檔案工作，實(shí)現(xiàn)二者的連貫結(jié)合
③數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，可以將龐大的公文或檔案信息進(jìn)行有序組合，并據(jù)此發(fā)展檢索技術(shù)
④網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用可以徹底解決文書部門與檔案部門因?yàn)榭臻g分隔而無法實(shí)現(xiàn)一體化的難題。
①20世紀(jì)30年代國(guó)民黨政府部分機(jī)關(guān)內(nèi)推行的“文書檔案連鎖法”。
四、文檔一體化（D） 3、具體表現(xiàn)
②規(guī)模不大的公司，一名辦公室文員同時(shí)承擔(dān)文書處理和檔案管理工作
①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全；
4、意義 ②文檔的超前控制
③提高信息的檢索效率
①特點(diǎn)：與傳統(tǒng)模式相比，主要把文件的“歸檔關(guān)口”提前
②簡(jiǎn)稱——“三位一體”：即收發(fā)文登記、分類立卷、著錄標(biāo)引同時(shí)進(jìn)行
5、操作方法 a 文件登記時(shí)進(jìn)行分類
③具體步驟 b 鑒定文件價(jià)值
c 立卷
d 標(biāo)引
e 著錄
第三節(jié) 文書工作與檔案工作的基本原則
（內(nèi)容復(fù)述）
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章第四條規(guī)定：公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
1、實(shí)事求是原則：尊重客觀事實(shí)，不主觀臆斷，不移花接木，不添枝加葉，一切從實(shí)際出發(fā)，如實(shí)反映事物的本來面目，講求辦文的實(shí)際效果。
一、文書工作的基本原則 2、少而精原則：精簡(jiǎn)、優(yōu)質(zhì)，改進(jìn)文風(fēng)，注意辦文質(zhì)量，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。
(C) 3、時(shí)效性原則：最重要的原則之一。
4、保密原則：涉密文件應(yīng)嚴(yán)格注意保密，也是政治性的要求。
《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。
①國(guó)家檔案局主管全國(guó)檔案工作，對(duì)全國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 ②各級(jí)政府的檔案行政管理部門對(duì)本地區(qū)檔案工作實(shí)行分級(jí)管理
（組織原則）（管理體制） ③國(guó)家檔案由各級(jí)各類檔案部門分別集中管理
④自1959年開始，我國(guó)實(shí)行黨政檔案和檔案工作統(tǒng)一管理。
a:數(shù)量上，收集齊全，不殘缺；
①檔案的完整
二、檔案工作的基本原則 2、維護(hù)檔案的完整與安全 b：質(zhì)量上，保持檔案的系統(tǒng)
(C) （檔案管理的最基本要求） 性，不割裂分散
a:檔案實(shí)體不受損壞，延長(zhǎng)壽命
②檔案的安全
b:注意保密，保證檔案內(nèi)容的安全
3、便于社會(huì)各方面的利用：檔案工作的根本目的，也是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。最重要的一個(gè)原則。
第四節(jié) 辦公室的性質(zhì)、地位和職能（內(nèi)容復(fù)述）
1、輔助性：辦公室是決策指揮中心的直接輔助機(jī)構(gòu)，以決策指揮中心和領(lǐng)導(dǎo)者為服務(wù)對(duì)象。其名稱也與決策指揮中心向聯(lián)系，如：“校長(zhǎng)辦公室”、“廠長(zhǎng)辦公室”、“省政府辦公廳”、“國(guó)務(wù)院辦公廳”等等。
一、辦公室的性質(zhì)(B) ①事務(wù)性工作：文件收發(fā)、迎來送往、安排會(huì)議
2、綜合性： ②政務(wù)性工作：公文撰寫、機(jī)要保密
③專業(yè)性工作：檔案管理、調(diào)查研究
3、管理性：辦公室是一個(gè)社會(huì)組織實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。主要是通
過制定單位的規(guī)章制度并檢查落實(shí)情況得以體現(xiàn)。
二、辦公室的地位：(B)
1、目前幾乎所有的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，一般都采用“直線—職能制”組織模式。
2、“直線—職能制”組織模式的特點(diǎn)是：總負(fù)責(zé)人對(duì)下屬子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的直線指揮，同時(shí)設(shè)置職能部門分擔(dān)總負(fù)責(zé)人的管理任務(wù)，使整個(gè)管理系統(tǒng)成為一個(gè)既集中領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一指揮，又分工嚴(yán)密、職責(zé)分明且秩序井然的組織機(jī)制。通俗地講，就是“一級(jí)管一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)”。
①作為決策指揮中心的輔助機(jī)構(gòu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施行有效的管理；
3、辦公室在機(jī)關(guān)單位中的地位
②作為綜合平衡協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，指導(dǎo)和幫助各部門工作。
4、圖示辦公室在機(jī)關(guān)單位、企事業(yè)中的地位：
（略）
1、承上啟下：負(fù)責(zé)上情下達(dá)、下情上報(bào)工作，是上下級(jí)及平級(jí)單位聯(lián)系的紐帶。
2、參謀咨詢：負(fù)責(zé)提供相關(guān)材料供領(lǐng)導(dǎo)決策；解答單位職工的工作疑問。
三、辦公室的職能(B) ①統(tǒng)一步調(diào)：為確保領(lǐng)導(dǎo)決策得以實(shí)施，統(tǒng)一工作的一致性，要求辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好必要的解釋工作，統(tǒng)一思想，消除疑慮，服從安排。
a:凡是非明確、界限清楚的問題，應(yīng)旗幟鮮明，堅(jiān)持原則；
3、綜合協(xié)調(diào) ②化解矛盾： b:凡局部利益與全局利益的矛盾，應(yīng)要求局部利益作出犧牲，并盡可能適當(dāng)給予局部利益補(bǔ)償。
C:凡屬局部利益與局部利益的矛盾，應(yīng)要求雙方以大局為重，互諒互讓。
③合理安排：最重要的是人員的調(diào)配和時(shí)間的統(tǒng)制。
④督促辦理：辦公室有責(zé)任督促各職能部門按上級(jí)要求和領(lǐng)導(dǎo)指示，按時(shí)按
質(zhì)完成相關(guān)工作，協(xié)助解決部門工作中遇到的困難，及時(shí)匯報(bào)
督查情況。
第五節(jié) 文書與檔案工作人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素養(yǎng)（內(nèi)容復(fù)述）
1、歷史悠久：在我國(guó)有3000多年的歷史。
2、從業(yè)人員眾多：美國(guó)約500多萬人，占總?cè)丝诘?/span>1.5%；我國(guó)有各類
一、職業(yè)內(nèi)涵 秘書人員2300萬人，約占總?cè)丝诘?/span>1.8%。
3、職責(zé)神圣：檔案是人類文化遺產(chǎn)和“世界記憶工程”的重要組成部分，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。
①機(jī)關(guān)單位工作的紐帶；
②機(jī)關(guān)單位工作的助手；
1、文書工作的職業(yè)責(zé)任 ③保守機(jī)關(guān)單位機(jī)密的一個(gè)重要環(huán)節(jié)；
④為檔案工作打好基礎(chǔ)
二、職業(yè)責(zé)任
①保障檔案原貌的真實(shí)、完整無損；
2、檔案工作的職業(yè)責(zé)任 ②堅(jiān)持本源性原則；
③做好檔案的利用工作。
1、要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感
2、要有埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)的精神
三、職業(yè)道德 3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人
4、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
5、要勤奮工作，主動(dòng)負(fù)責(zé)
①有高度的政治責(zé)任心和思想覺悟；。
②掌握本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)；
1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位辦公室文員 ③有良好的工作作風(fēng)和精明干練的 辦事能力；
應(yīng)具有的職業(yè)素養(yǎng) ④要有豐富的現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)；
⑤應(yīng)有較強(qiáng)的綜合能力。
四、職業(yè)素養(yǎng) ①語言文字能力
②組織能力
③可靠性
2、商業(yè)活動(dòng)對(duì)辦公室文員的素質(zhì)要求 ④責(zé)任感
⑤謹(jǐn)慎性
⑥機(jī)智和交際能力
⑦獲取相關(guān)信息的興趣
1、定義：某一職業(yè)崗位上的工作人員綜合素質(zhì)的外在表現(xiàn)，是社會(huì)對(duì)總體印象的認(rèn)定和評(píng)價(jià)，是人們長(zhǎng)期自我修養(yǎng)鍛煉的結(jié)晶。
五、職業(yè)形象 2、辦公室文員應(yīng)有的職業(yè)形象：舉止得體、作風(fēng)干練、形象優(yōu)雅。
①外表端正、服飾整潔、舉止有禮、說話得體、平易近人
3、具體表現(xiàn) ②溫和、耐心、富有親和力，善于營(yíng)造團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍
③樂于助人，與周圍的同事關(guān)系融洽
④格守時(shí)間并保持工作的高效率
⑤思路清晰、辦事利落、精神飽滿、富有創(chuàng)造性
第六節(jié) 不同性質(zhì)機(jī)構(gòu)中的文書與檔案工作
（內(nèi)容復(fù)述）
1、文書檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位：文書檔案工作職責(zé)和任務(wù)決定了它在黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系中占有十分重要的地位，它是一項(xiàng)綜合性工作，是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分和必不可少的重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)政治性、機(jī)要
一、黨政機(jī)關(guān)中的 性、事務(wù)性、技術(shù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的日常工作。
文書與檔案工作
(A) ①樞紐地位，發(fā)揮承上啟下、溝通內(nèi)外的作用
②領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀作用
2、文書檔案工作在機(jī)關(guān) ③重要的助手作用
工作中的重要作用 ④重要的“窗口”作用
A:黨群工作類
B：行政管理類
①管理類文書檔案 C：經(jīng)營(yíng)管理類
D：生產(chǎn)技術(shù)管理類
A：科研類
B：技術(shù)類（產(chǎn)品類）
1、企事業(yè)單位文書 ②科技類文書檔案 C：設(shè)備類
與檔案工作的構(gòu)成 D：基建類
③會(huì)計(jì)類文書檔案
④干部職工類文書檔案
二、企事業(yè)單位
文書與檔案工作（C）
A：種類多樣：4大類10種
2、企事業(yè)單位文書檔案的特征 B：專業(yè)性強(qiáng)
C：職能突出
注：
1、 企業(yè)可劃分為機(jī)械、電子、紡織、化工等不同行業(yè)的企業(yè)。
2、 事業(yè)單位包括文化、教育、衛(wèi)生、體育、新聞出版、勘察設(shè)計(jì)、檢測(cè)檢驗(yàn)和信息咨詢等不同專業(yè)系統(tǒng)的行業(yè)單位。
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