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第四章 文件的整理與歸檔
第一節(jié) 文件的歸檔范圍（內(nèi)容復(fù)述）
1,、 2000年12月6日,，國(guó)家檔案局、中央檔案館聯(lián)合發(fā)布了《 歸檔文件整理規(guī)則》，是我國(guó)檔案工作改革的一項(xiàng)重大舉措,，它提出完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的“ 文件級(jí) ”整理方法,，為立卷改革提供了一個(gè)富有生命力的方案。本規(guī)則于2001年1月1日正式實(shí)施,。
2,、為客觀、科學(xué)和統(tǒng)一機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),，1987年12月,，國(guó)家檔案局在充分總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制發(fā)了《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍 》,，作為我國(guó)現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的原則和依據(jù),。
3、確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是文件材料本身是否具有 保存價(jià)值 ,。
4,、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中規(guī)定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的總原則： 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍 ,。
5,、不歸檔的文件材料的范圍（概述）：任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)的,；供參閱不辦的,；未定稿的；重份文件,；臨時(shí)性,、事務(wù)性、一般性通知等,；內(nèi)部相互抄送的,；不需辦理的文件材料。
第二節(jié) 立卷工作（內(nèi)容復(fù)述）
一、立卷（A）
1,、概念——文書處理部門或人員將辦理完畢的,，具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)其
固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律,，組成案卷的過(guò)程,。
（一）立卷的概念 （1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。辦理完畢指文件的文書處
和含義 2,、含義 理程序已經(jīng)結(jié)束,。
（2）必須是具有保存價(jià)值的文件材料才能歸檔保存。
（3）必須按照文件形成過(guò)程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組卷
（二）立卷特征及其運(yùn)用
（1）問(wèn)題特征：常用特征,。靈活性較大,。會(huì)議記錄、綜合性文件不宜采用問(wèn)題特征立卷
（2）作者特征：按責(zé)任者進(jìn)行分類,、組卷,。可保持同一作者文件的完整性
（3）名稱特征：按文種進(jìn)行分類組卷,，可明確文件的重要程度和意義,。
1、立卷特征 （4）時(shí)間特征：可以保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系,，反映單位一個(gè)時(shí)期的工作特點(diǎn)及發(fā)展?fàn)顩r,，便于按時(shí)間查找文件。
（5）地區(qū)特征：多用于下屬單位來(lái)文,、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門文件
（6）通訊者特征：凡涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)單位間的文件材料立卷采用此特征,。
（7）其他特征：包括重要程度、姓氏筆畫,、文件載體等特征,。
2、立卷特征的靈活運(yùn)用
（1）分類上的結(jié)合運(yùn)用
結(jié) 合 形 式 | 操 作 方 法 | 適用機(jī)關(guān) |
“年度—組織機(jī)構(gòu)”分類法 | 先按文件的時(shí)間特征分類,，再按作者特征將文件分開 | 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較多,、且穩(wěn)定的大中型機(jī)關(guān) |
“年度—問(wèn)題”分類法 | 先按文件的時(shí)間特征分類，再按問(wèn)題特征將文件分開 | 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少,、且經(jīng)常變化的中小型機(jī)關(guān) |
“組織機(jī)構(gòu)—年度”分類法 | 先將不同機(jī)構(gòu)的文件分類,，再按時(shí)間特征將文件分開 | 文件數(shù)量巨大、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多且穩(wěn)定的大型機(jī)關(guān)或文件數(shù)量少的撤銷機(jī)關(guān) |
“問(wèn)題—年度”分類法 | 先將不同問(wèn)題的文件分類,，再按時(shí)間特征將文件分開 | 文件數(shù)量不多,、不穩(wěn)定的撤銷機(jī)關(guān) |
（2）立卷特征具體運(yùn)用的注意事項(xiàng)
a: 一般以問(wèn)題特征組卷為主
b: 抓住一組文件的主要共同點(diǎn)或聯(lián)系點(diǎn)進(jìn)行組卷 ①綜合性計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)告,、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄按作者特征立卷
c: 根據(jù)文件的類型,，靈活運(yùn)用相應(yīng)的文件特征 ②事務(wù)性,、專題性工作文件可按問(wèn)題特征組卷
③統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè),、登記簿,、合同等可按名稱特征立卷
④地區(qū)性報(bào)告、計(jì)劃,、總結(jié),、統(tǒng)計(jì)材料按地區(qū)特征立卷
二、立卷的組織工作（C）
（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇：即一個(gè)單位形成的文件材料由誰(shuí)來(lái)立卷,。
目前,，我國(guó)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的立卷環(huán)節(jié)的選擇,，A:文書處理部門立卷（無(wú)檔案室）
根據(jù)機(jī)關(guān)單位有無(wú)檔案室大體分為
B:文書處理部門與檔案部門結(jié)合立卷（有檔案室）
1,、文書處理部門立卷：又稱為“部門立卷”，是新中國(guó)成立以來(lái)推行的具有中國(guó)特色的,、比較成功的立卷環(huán)節(jié)的選擇方式,，包括：集中式、部門式和誰(shuí)辦誰(shuí)立卷三種模式,。
立卷模式 | 具 體 操 作 | 適 用 機(jī) 關(guān) |
集中式 | 文書部門集中立卷 | 一般機(jī)關(guān)單位均可采用 |
部門式 | 文書部門組織,，內(nèi)設(shè)部門分別立卷 | 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多，文件材料數(shù)量多的大中型機(jī)關(guān) |
誰(shuí)辦誰(shuí)立卷 | 由具體形成,、辦理文件或辦事的工作人員立卷 | 專業(yè)性很強(qiáng)的機(jī)關(guān),。如：公檢法、紀(jì)檢,、監(jiān)察,、審計(jì)、財(cái)務(wù),、公正,、法律、金融,、保險(xiǎn),、海關(guān)、商檢,、稅務(wù)等部門 |
2,、文書處理部門與機(jī)關(guān)檔案室結(jié)合立卷
——指以機(jī)關(guān)文書處理部門或人員為主，由文件處理部門和機(jī)關(guān)檔案室共同承擔(dān)機(jī)關(guān)文件材料立卷工作的一種立卷環(huán)節(jié)模式,。根據(jù)機(jī)關(guān)檔案室介入立卷工作的深度,，可分為組織型,、分工型、兼職型三種基本類型,。
類 型 | 操 作 方 法 | 適 合 機(jī) 關(guān) |
組織型 | 機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)組織,，文書處理部門負(fù)責(zé)具體立卷 | 文件數(shù)量多，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)多,，文書處理部門力量較強(qiáng)的機(jī)關(guān) |
分工型 | 機(jī)關(guān)檔案部門和文書處理部門分工合作 | 文件數(shù)量不多,，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定，檔案部門力量較強(qiáng),，文書部門力量較弱的機(jī)關(guān) |
兼職型 | 機(jī)關(guān)檔案室人員兼職文書工作,，一人承擔(dān) | 檔案室工作與文書工作一人承擔(dān)的機(jī)關(guān) |
人員：參會(huì)人員為機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門負(fù)責(zé)人,、立卷部門人員,、檔案部門負(fù)責(zé)人和各部門內(nèi)勤人員
1、立卷工作會(huì)議：,。內(nèi)容：①工作動(dòng)員,；②年度工作安排、步驟,、要求,；③立卷職責(zé)。
（二）立卷的準(zhǔn)備工作 2,、立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)：培訓(xùn)方式——專門培訓(xùn),、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、議會(huì)代訓(xùn)等
3,、文件材料的收集和清除：對(duì)機(jī)關(guān)工作人員是文件材料的清理,；對(duì)立卷人員是文件材料的收集
①協(xié)助組織立卷的準(zhǔn)備工作
4、機(jī)關(guān)檔案室在立卷工作中的作用 ②進(jìn)行立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督
③為機(jī)關(guān)立卷工作提供后勤服務(wù)
1,、概念——指立卷人員按照當(dāng)年擬訂（或修訂）的立卷類目,，在日常工作中隨時(shí)將辦理完畢的、具有
保存價(jià)值的文件材料類歸類,、歸卷（或組卷）,，到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。
①有利于文件的齊全完整
2,、目的 ②防止文件的積壓或堆積
（三）平時(shí)歸卷 ③便于平時(shí)查找
④為年終立卷奠定基礎(chǔ)
⑴建立健全平時(shí)歸卷的制度——《機(jī)關(guān)文件材料立卷歸檔制度》
3,、主要措施 ⑵具備平時(shí)歸卷的物質(zhì)條件
⑶注意平時(shí)的清查與歸卷
三、具體的立卷程序（B）
| 擬（修）訂立卷類目 |
（一）擬訂（或修訂）立卷類目
1,、立卷類目的概念——機(jī)關(guān)文件處理部門根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行預(yù)測(cè),，對(duì)新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制（或修訂）新年度歸檔文件的類目表,。
（1）便于平時(shí)歸卷,，防止積壓,；
2、立卷類目的作用 （2）便于平時(shí)查找,；
（3）為年終立卷打下基礎(chǔ),。
（1）了解單位的工作性質(zhì)、規(guī)模,、職權(quán)范圍,、機(jī)構(gòu)設(shè)置及其任務(wù)
3,、編制立卷類目的依據(jù) （2）研究本單位文書工作的組織形式和文書運(yùn)轉(zhuǎn)情況
（3）了解本單位上一年文件立卷類目及分組情況等
4,、編制立卷類目的時(shí)間——前一年的年底或當(dāng)年的年初
5、立卷類目編制的過(guò)程
（1） 機(jī)關(guān)文書處理部門 ——→ 征求各有關(guān)部門 ——→ 機(jī)關(guān)綜合部門
機(jī)關(guān)檔案部門 和有關(guān)人員意見(jiàn) 負(fù)責(zé)人審定
（2） 機(jī)關(guān)各有關(guān)部門 ——→ 機(jī)關(guān)文書處理部門 ——→ 機(jī)關(guān)綜合部門
和有關(guān)人員意見(jiàn) 機(jī)關(guān)檔案部門 負(fù)責(zé)人審定
6,、不同規(guī)模機(jī)關(guān)編制立卷類目的區(qū)別
（1）中小型機(jī)關(guān)可編制一個(gè)完整的立卷類目,；
（2）大型機(jī)關(guān)可由各部門分別編制本部門的立卷類目，然后匯集成一個(gè)完整的立卷類目,。
7,、立卷類目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容
（1）立卷類目的結(jié)構(gòu)包括類號(hào)、類目名稱,、條款號(hào),、條款名稱、保管期限,、備注等
（2）立卷類目的模式： X —— 一級(jí)類目代號(hào)
X ? XX …… 1～N 含義 XX —— 二級(jí)類目代號(hào)
1～N —— 案卷順序號(hào)
（3）立卷類目格式：
XX（機(jī)關(guān)名稱）XX年文件材料立卷類目
類號(hào)： 類目名稱：
條 款 號(hào) | 條 款 名 稱 | 保 管 期 限 | 備 注 |
（1）區(qū)分門類與載體
1,、文件的歸類 （2）歸大類
（3）歸條目
（二）文件的歸類 （1）確定共同特征的文件組
和組卷 2、組卷 （2）區(qū)分文件的保存價(jià)值 ①正件與附件,，正件在前,，附件在后
（3）檢查文件的完整情況 ②存本與底稿，存本在前,，底稿在后
（4）文件材料的排列順序 ③歷次重要的修改稿,，按稿次順利排定稿之后
（5）初擬案卷題名 ④請(qǐng)示與批復(fù)，批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后
（6）定卷 ⑤案件性文件組,，結(jié)論性、判決性在
前,，綜合性報(bào)告其次,，查證依據(jù)性的在后
附：立卷流程單格式
XX（單位名稱）XX年度立卷流程單
類 號(hào) | 類目名稱 | ||||
初擬案卷題名 | |||||
文件時(shí)間 | 年 月 日起 | 件 數(shù) | 張（頁(yè)）數(shù) | ||
年 月 日止 | 保管期限 | 文件處理號(hào) | |||
備考說(shuō)明 | |||||
立卷部門 | 立卷人 | 立卷時(shí)間 | 年 月 日 | ||
備 注 | |||||
（三）確定保管期限
1、方法—— 依據(jù)檔案行政部門制訂的通用性檔案保管期限表,，以上上級(jí)機(jī)關(guān)制定的專用性檔案保管期限表的規(guī)定,，編制本單位檔案保管期限表，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行,，同時(shí)報(bào)同級(jí)檔案行政部門備案,。
2,、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容：包括條款號(hào)、條款名稱,、保管期限,、備注等
3、格式——
XX XX（單位名稱）檔案保管期限表
條 款 號(hào) | 條 款 名 稱 | 保 管 期 限 | 備 注 |
（四）擬寫案卷標(biāo)題
1,、意義——案卷標(biāo)題是對(duì)卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和成分的高度概括,，是案卷最重要的一個(gè)組成部分，是案卷的靈魂,。也是直接查找案卷的向?qū)?，是案卷科學(xué)分類、系統(tǒng)編目,、登記以及編制各種檢索工具的主要依據(jù),。
（1）符合黨和國(guó)家的方針政策
2、擬寫案卷標(biāo)題的要求 （2）內(nèi)容準(zhǔn)確,，文字簡(jiǎn)明
（3）反映立卷特征和卷內(nèi)文件排列的規(guī)律
（4）合乎語(yǔ)法,，標(biāo)點(diǎn)正確
3、案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)
（1）符合“三要素”要求,，一般由制發(fā)者（或時(shí)間,、地區(qū)等）、問(wèn)題和名稱三部分組成,。
（2）模式：
XXXXX 關(guān)于XXXXXXXX 的X X
作者 問(wèn)題 名稱
3,、擬寫案卷標(biāo)題應(yīng)注意的問(wèn)題
①一般用全稱，或用唯一性簡(jiǎn)稱,。如“中國(guó)共產(chǎn)黨安徽省委員會(huì)”,，簡(jiǎn)稱為“中共安徽省委”
②多作者的標(biāo)法。三,、四個(gè)作者,，要全部標(biāo)出；如作者過(guò)多,，標(biāo)注一,、二個(gè)主要的，后面加“等”字并注明數(shù)量,。
（1）作者的標(biāo)注 ③作者是個(gè)人,，應(yīng)標(biāo)注其主要職務(wù)或社會(huì)地位等。如著名科學(xué)家XXX,。
④批轉(zhuǎn)發(fā)文件的作者是批轉(zhuǎn)發(fā)文件的單位,。
①意義：即案卷的主要內(nèi)容。擬寫案卷標(biāo)題,，是案卷標(biāo)題的核心部分,。
a：多個(gè)問(wèn)題,，應(yīng)盡量標(biāo)出，以便查找,；問(wèn)題過(guò)多,，標(biāo)注主要問(wèn)題，加“等”字代替,。
（2）標(biāo)注問(wèn)題 ② b：?jiǎn)栴}是同類性的,，按類概括；不同類的,，逐類標(biāo)出
c：會(huì)議文件以會(huì)議名稱標(biāo)注
①卷內(nèi)文件名稱不多,，按重要程度全部標(biāo)出
（3）標(biāo)注名稱 ②名稱較多，且性質(zhì)基本相近的,，標(biāo)注代表性的,、概括性的,，其他加“等”字,，
③會(huì)議文件直接標(biāo)注“××?xí)h文件”
④以通訊者特征立卷的，名稱標(biāo)注為“來(lái)往文書”,，屬專門用法
（4）標(biāo)注時(shí)間：四位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字,，加“年或年度”。
①以通訊者特征為主立卷的,，案卷標(biāo)題為： ×××××與×××××關(guān)于×××××的來(lái)往文書
（5）標(biāo)注通訊者 第一通訊者 第二通訊者 問(wèn)題 專用名稱
②以問(wèn)題特征為主立卷的,，案卷標(biāo)題格式為：×××××關(guān)于×××××與×××××的來(lái)往文書
第一通訊者 問(wèn) 題 第二通訊者 專用名稱
①卷內(nèi)內(nèi)容涉及全部所屬地區(qū)，可概括標(biāo)注,。如“安徽省各市,、縣（區(qū)）”等
（6）標(biāo)注地區(qū) ②卷內(nèi)文件涉及很多地區(qū)，又不易概括的,，可標(biāo)出主要地區(qū),，并用標(biāo)明數(shù)量
③卷內(nèi)文件涉及地區(qū)不多，應(yīng)一一標(biāo)注
④小地區(qū)或有重名現(xiàn)象,，應(yīng)冠以其上屬地區(qū)名稱,。如“南京市鼓樓區(qū)”等
（五）案卷的編目與編號(hào)
（1）意義——置于案卷卷首、介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分的卷內(nèi)文件索引條目,。對(duì)查閱,、保管和統(tǒng)計(jì)
卷內(nèi)文件數(shù)量具有重要作用
項(xiàng)目包括——順序號(hào)、文號(hào),、責(zé)任者,、題名、日期,、頁(yè)號(hào),、備注等七項(xiàng)
①順序號(hào)（件號(hào)）：為文件排列順序的編號(hào),。一份文件占一個(gè)順序號(hào)，填寫一個(gè)欄目,。
A:請(qǐng)示與批復(fù)是兩份文件,，應(yīng)占兩個(gè)順序號(hào)，占兩欄,；
1,、卷內(nèi)文件目錄 B：正件和附件是一份文件，占一個(gè)順序號(hào),。附件是正式文件,，不占順序號(hào)，其標(biāo)題可另占一欄,。
C：正本與底稿是同一份文件,，占一個(gè)順序號(hào)一欄。
（2）格式和內(nèi)容 ②文號(hào)——由單位代字,、年度和發(fā)文順序號(hào)三部分組成,。
③責(zé)任者——制文機(jī)關(guān)，用通用的簡(jiǎn)稱,。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)應(yīng)盡量標(biāo)出
④題名——即文件標(biāo)題,。自擬標(biāo)題，應(yīng)加“【】”以示區(qū)別,。
⑤日期——即落款日期,，格式為 “ 2007.10.31 ”
⑥頁(yè)號(hào)——文件頁(yè)的順序號(hào)。格式為“ 1～6 ”或“ 1～ ”,。最后頁(yè)應(yīng)標(biāo)注起止頁(yè)號(hào)
⑦備注——其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)
附： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄
順序號(hào) | 文號(hào) | 責(zé)任者 | 題名 | 日期 | 頁(yè)號(hào) | 備注 |
A：細(xì)致,、準(zhǔn)確、統(tǒng)一,、有序,，忌漏號(hào)、空號(hào),、重號(hào)
B：統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編號(hào)
①要求 C：凡載有信息的文件,，無(wú)論正反頁(yè)，均應(yīng)編號(hào),?？瞻醉?yè)不編號(hào)
（1）案卷的編號(hào) D：可使用鉛筆、號(hào)碼機(jī)或鋼筆等書寫
A：左側(cè)裝訂的案卷,，正頁(yè)在右上角編號(hào),，反頁(yè)在左上角編號(hào)
②位置 B：右側(cè)裝訂的案卷，正頁(yè)在左上角編號(hào)，反頁(yè)在右上角編號(hào)
2,、案卷的編號(hào) C：照片,、圖片文件材料，正面難以編號(hào)的,，可在背面編號(hào)
A：“內(nèi)部機(jī)構(gòu)代號(hào)-順序號(hào)”：適用于文件數(shù)量多,、按“年度-組織機(jī)構(gòu)”分類法分類、實(shí)行部門立卷的機(jī)關(guān)
（2）歸檔號(hào)的編制 B：“類號(hào)-順序號(hào)”：適用于文件數(shù)量多,，按“年度-問(wèn)題”分類的機(jī)關(guān)
（文件處理號(hào)） C：“年度流水號(hào)”：適用于文件數(shù)量少,，結(jié)合立卷或集中立卷的機(jī)關(guān)
D：“檔號(hào)”：適用于文件數(shù)量少，集中立卷的機(jī)關(guān)
（六）填寫與裝訂
1,、卷內(nèi)備考表
2,、填寫案卷封面
| 全 宗 名 稱： 類 目 名 稱： 案 卷 題 名： 文件起止時(shí)間：自 年 月 日起 到 年 月 日止文件總件頁(yè)數(shù)： 保 管 期 限： 歸 檔 號(hào)： 檔 號(hào)： |
⑴去除金屬物：文件上有訂書釘、回形針,、大頭針等金屬物,，一段時(shí)間后容易生銹而腐蝕文件，不利于檔案的保存,，裝訂前應(yīng)予去除
A:對(duì)缺損或不規(guī)則的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊
①修補(bǔ)加固文件 B：對(duì)無(wú)裝訂位置或裝訂線上有字跡而不便裝訂的文件,，用白紙條貼邊
⑵整理取齊 C：將小簽條、便條等不規(guī)則文件粘貼在符合規(guī)格要求的白紙上
②檢查文件的順序和理順紙張：防止錯(cuò)頁(yè),、缺頁(yè),、夾頁(yè),、反頁(yè),、折角、卷邊等
3,、案卷 ③對(duì)齊文件 A：橫向書寫的文件,，左側(cè)裝訂，左側(cè)及下端對(duì)齊
的裝訂 B：豎向書寫的文件,，右側(cè)裝訂,，右側(cè)及下端對(duì)齊
①折疊卷皮——主要指硬卷皮和卷盒
②訂卷——包括套封、打孔,、穿線和打結(jié)四道工序,。案卷裝訂采用“三眼一線”方法，三個(gè)孔保持在一條
⑶裝訂貼封 直線上,，等間距,，孔與孔之間間距為6㎝。用蠟線或棉紗線穿繞,，不能用塑料線,、尼龍線等人造纖維線。
③貼封——在案卷裝訂線的打結(jié)處粘貼立卷封條,，防止隨意折卷,。機(jī)關(guān)自制,，長(zhǎng)度略超過(guò)“三孔距離”，
寬度不超過(guò)2㎝,?？捎 啊痢痢痢粒▎挝幻Q）立卷封條”，不允許用白紙條作立卷封條
⑷粘貼案卷標(biāo)簽—將案卷標(biāo)簽粘貼在案卷卷脊底部以上7㎝或10㎝處,，包括全宗號(hào),、目錄號(hào)、案卷號(hào)和年度等,。
1,、歸檔時(shí)間——⑴1983年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：機(jī)關(guān)文件處理部門一般應(yīng)在文件形成后第
二年上半年向機(jī)關(guān)檔案部門移交歸檔,。⑵1998年財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,，在
會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,，期滿后向檔案部門移交歸檔,。⑶照片及磁性載體檔案按規(guī)定隨時(shí)歸檔。
⑴案卷材料收集齊全完整
2,、歸檔要求 ⑵案卷材料符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范
（七）歸檔 ⑶按時(shí)歸檔
⑷嚴(yán)格歸檔交接手續(xù)
| ××××年度×××（部門）移交案卷目錄歸檔號(hào)檔號(hào)題名起止時(shí)間件數(shù)頁(yè)數(shù)保管期限備注 |
⑴編制移交案卷目錄：一式三份,，機(jī)關(guān)文書部門、移交部門,、檔案部門各存一份
3,、歸檔工作
內(nèi)容和步驟
⑵撰寫立卷說(shuō)明（立卷總結(jié)）
⑶移交與歸檔手續(xù)
四、案卷質(zhì)量
（一）案卷質(zhì)量要求的總原則
——遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用,。
1,、符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,；
（二）案卷質(zhì)量的一般要求
2,、歸檔案卷應(yīng)齊全完整
年度已歸檔案卷數(shù)
1、年度案卷歸檔齊全率 = ×100%
年度應(yīng)歸檔案卷數(shù)
已歸檔文件件數(shù)
2,、卷內(nèi)文件的齊全率 = ×100%
應(yīng)歸檔文件件數(shù)
年度歸檔案卷完整數(shù)
3,、年度歸檔案卷完整率 = ×100%
年度歸檔案卷總數(shù)
卷內(nèi)完整的文件數(shù)
4、卷內(nèi)文件的完整率 = ×100%
卷內(nèi)文件總數(shù)
（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容：
1,、組卷合理,； 2、保管期限劃分準(zhǔn)確； 3,、卷內(nèi)文件排列合理,； 4、卷內(nèi)目錄清晰,；
5,、備考表填寫完整； 6,、案卷封面填寫清楚,； 7、案卷題名擬寫準(zhǔn)確,； 8,、檔號(hào)編制正確；
9,、裝訂結(jié)實(shí)整齊,； 10、使用耐久性字跡材料
第三節(jié) 立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》（內(nèi)容復(fù)述）
一,、立卷改革（D）
⑴簡(jiǎn)化立卷方法
1,、立卷改革的目的 ⑵普及立卷技術(shù)
（一）立卷工作的目的與方向 ⑶立卷工作現(xiàn)代化 （立卷改革的關(guān)鍵）
⑴與現(xiàn)代科學(xué)管理方法和手段相適應(yīng)
2、立卷工作改革的方向 ⑵以電子計(jì)算機(jī)輔助立卷方式代替手工方式
⑶立卷工作與檔案工作一體化
（二）四種簡(jiǎn)易的立卷方式
立卷方式 | 具 體 操 作 | 優(yōu) 缺 點(diǎn) |
一事一卷 | 凡一個(gè)問(wèn)題,、一次會(huì)議,、一項(xiàng)工作、一起案件,、一項(xiàng)活動(dòng)等所形成的文件材料,，不論其多少，各自單獨(dú)組卷 | 卷內(nèi)文件內(nèi)容單一,，組卷容易,，方法簡(jiǎn)單，易操作,，但案卷數(shù)量較多 |
立純卷 | 1、按主題或問(wèn)題組卷,?？煞譃?/span>①綜合性文件 ②會(huì)議文件 ③專題文件 ④案件材料 ⑤統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào) ⑥人民來(lái)信等六大類,； 2,、保持案卷內(nèi)容的單一性 3、平均每個(gè)案卷只有10份左右文件（30～40頁(yè)） 4,、區(qū)分保管價(jià)值組卷 5,、軟卷皮裝訂、編卷號(hào)、裝盒 | 便于組卷,、擬寫案卷標(biāo)題和查找,，利于保密、方便復(fù)印,、縮微,、照相、鑒定和補(bǔ)漏,，有利于匯編和檢索,；有利于文件的電腦管理和平時(shí)歸卷。缺點(diǎn)是卷薄且多,，立卷機(jī)械,，不便編號(hào)、管理 |
立薄卷 |
1,、按門類,、載體，再按年度結(jié)合問(wèn)題或機(jī)構(gòu)分類 2,、區(qū)分保存價(jià)值 3,、按問(wèn)題特征組卷。一般30～60張左右組成一卷 4,、軟或硬卷皮裝訂,、裝盒 | 結(jié)合“一事一卷”和“立純卷”的優(yōu)點(diǎn)，立卷操作容易,、案卷規(guī)范,、邏輯性強(qiáng)，適合與現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)接軌,，保證與傳統(tǒng)立卷和現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)及檔案管理相銜接,，是一種較好的過(guò)渡性立卷方法 |
以件代卷 | 取消立卷和卷的概念。文件只進(jìn)行分類,，以“件”為單位裝訂,、裝盒 | 簡(jiǎn)便快捷，適合當(dāng)前現(xiàn)代化辦公要求 |
二,、《歸檔文件整理規(guī)則》（D）
1,、編制目的—我國(guó)傳統(tǒng)上采用“立卷”作為歸檔文件的整理方法，以“案卷”作為文
書檔案的基本保管單位,。立卷繁瑣,、復(fù)雜，隨意性大,，案卷質(zhì)量難以把握,，立卷人員工作負(fù)擔(dān)重,；同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用,，為立卷工作提供諸多便利,，有必要改革傳統(tǒng)的文件整理方法。為此,，2000年12月6日,，國(guó)家檔案局、中央檔案館發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》,，2001年1月1日實(shí)施,。提出“文件級(jí)”的整理方法，為立卷改革提供了一個(gè)富有生命力的解決方案,。
（一）《歸檔文件整理規(guī)則》 a:以“件”為單位,，實(shí)行“文件級(jí)”整理，放棄案卷
編制目的與原則 ⑴簡(jiǎn)化原則 b:分類方法固定為年度,、保管期限,、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三項(xiàng)
C:無(wú)須編頁(yè)號(hào)，直接裝盒
a:兼容計(jì)算機(jī)和手工兩種管理方式
2,、編制原則 ⑵兼容原則 b:便于館室銜接
C:兼容現(xiàn)有法規(guī)利于平穩(wěn)過(guò)渡
⑶靈活性原則——推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),，不是強(qiáng)制性行政規(guī)章
⑷前瞻性原則——適合辦公自動(dòng)化、文檔一體化,、館室一體化,、管理現(xiàn)代化要求
1、歸檔文件整理——以件為單位進(jìn)行裝訂,、分類,、排列、編號(hào),、裝盒,，使之有序化的過(guò)程。
⑴歸檔文件——指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的,、辦理完畢的,、應(yīng)作為文
書檔案保管的各種紙質(zhì)文件材料
（二）歸檔文件整理概述 2、名詞術(shù)語(yǔ) ⑵件——?dú)w檔文件整理的基本單位,。一般每份文件為一件,。①正本與底稿為一件；
②正文與附件為一件,；③原件與復(fù)制件為一件；④轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,；
⑤報(bào)表,、名冊(cè),、圖冊(cè)等一本為一件；⑥來(lái)文與復(fù)文為一件
⑴原則—遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用
3,、歸檔文件整理的
原則與要求 ⑵要求——a:齊全完整,；b:符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求
⑴正本在前,，定稿在后
⑵正文在前,，附件在后
1、裝訂——按件裝訂 ⑶原件在前,，復(fù)制件在后
⑷轉(zhuǎn)發(fā)文在前,，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后
⑸復(fù)文在前，來(lái)文在后
2,、分類——固定于年度,、保管期限、問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）三方面
3,、排序——最低一級(jí)類目,，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排序,。會(huì)議文件,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排序。
| （全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）ж（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)） |
4,、編號(hào)——逐件編號(hào),，加蓋歸檔章
5、編目——
（1）編制歸檔文件目錄,。包括件號(hào),、 責(zé)任者、文號(hào),、題名,、日期、頁(yè)數(shù),、備注等七項(xiàng)
歸 檔 文 件 目 錄
| 件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1霍山職高霍職字〔2007〕03號(hào)關(guān)于成立校園安全工作領(lǐng)導(dǎo)組的通知200701201 |
（三）
歸檔
| 歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱 年 度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） |
文件 （2）歸檔文件目錄封面
整理
方法
步驟
6,、裝盒——常用檔案盒的外形尺寸為：310㎜×220㎜×20/30/40㎜
| 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人： 檢查人： 年 月 日 |
（四）備考表
記錄和反映檔案盒內(nèi)
文件檔案整理情況和
保管狀況的一種文件
材料，置于盒內(nèi)最后,。
包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明
整理人,、檢查人、
日期等,。
皖公網(wǎng)安備 34152502000044號(hào)