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第四章 文件的整理與歸檔
第一節(jié) 文件的歸檔范圍（內(nèi)容復(fù)述）
1、 2000年12月6日，國家檔案局、中央檔案館聯(lián)合發(fā)布了《 歸檔文件整理規(guī)則》，是我國檔案工作改革的一項重大舉措，它提出完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的“ 文件級 ”整理方法，為立卷改革提供了一個富有生命力的方案。本規(guī)則于2001年1月1日正式實施。
2、為客觀、科學(xué)和統(tǒng)一機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，1987年12月，國家檔案局在充分總結(jié)經(jīng)驗和調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制發(fā)了《 機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍 》，作為我國現(xiàn)行機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的原則和依據(jù)。
3、確定企事業(yè)單位文件材料歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是文件材料本身是否具有 保存價值 。
4、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》中規(guī)定了機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的總原則： 凡是反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍 。
5、不歸檔的文件材料的范圍（概述）：任免、獎懲非本機關(guān)的；供參閱不辦的；未定稿的；重份文件；臨時性、事務(wù)性、一般性通知等；內(nèi)部相互抄送的；不需辦理的文件材料。
第二節(jié) 立卷工作（內(nèi)容復(fù)述）
一、立卷（A）
1、概念——文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據(jù)其
固有的聯(lián)系及形成的規(guī)律，組成案卷的過程。
（一）立卷的概念 （1）必須是辦理完畢的文件材料才可以立卷。辦理完畢指文件的文書處
和含義 2、含義 理程序已經(jīng)結(jié)束。
（2）必須是具有保存價值的文件材料才能歸檔保存。
（3）必須按照文件形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組卷
（二）立卷特征及其運用
（1）問題特征：常用特征。靈活性較大。會議記錄、綜合性文件不宜采用問題特征立卷
（2）作者特征：按責(zé)任者進行分類、組卷。可保持同一作者文件的完整性
（3）名稱特征：按文種進行分類組卷，可明確文件的重要程度和意義。
1、立卷特征 （4）時間特征：可以保持文件在時間上的聯(lián)系，反映單位一個時期的工作特點及發(fā)展?fàn)顩r，便于按時間查找文件。
（5）地區(qū)特征：多用于下屬單位來文、調(diào)查統(tǒng)計材料和某些專門文件
（6）通訊者特征：凡涉及兩個或兩個以上機關(guān)單位間的文件材料立卷采用此特征。
（7）其他特征：包括重要程度、姓氏筆畫、文件載體等特征。
2、立卷特征的靈活運用
（1）分類上的結(jié)合運用
結(jié) 合 形 式 | 操 作 方 法 | 適用機關(guān) |
“年度—組織機構(gòu)”分類法 | 先按文件的時間特征分類，再按作者特征將文件分開 | 內(nèi)設(shè)機構(gòu)較多、且穩(wěn)定的大中型機關(guān) |
“年度—問題”分類法 | 先按文件的時間特征分類，再按問題特征將文件分開 | 內(nèi)設(shè)機構(gòu)少、且經(jīng)常變化的中小型機關(guān) |
“組織機構(gòu)—年度”分類法 | 先將不同機構(gòu)的文件分類，再按時間特征將文件分開 | 文件數(shù)量巨大、內(nèi)設(shè)機構(gòu)多且穩(wěn)定的大型機關(guān)或文件數(shù)量少的撤銷機關(guān) |
“問題—年度”分類法 | 先將不同問題的文件分類，再按時間特征將文件分開 | 文件數(shù)量不多、不穩(wěn)定的撤銷機關(guān) |
（2）立卷特征具體運用的注意事項
a: 一般以問題特征組卷為主
b: 抓住一組文件的主要共同點或聯(lián)系點進行組卷 ①綜合性計劃、總結(jié)、報告、簡報、會議記錄按作者特征立卷
c: 根據(jù)文件的類型，靈活運用相應(yīng)的文件特征 ②事務(wù)性、專題性工作文件可按問題特征組卷
③統(tǒng)計報表、名冊、登記簿、合同等可按名稱特征立卷
④地區(qū)性報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料按地區(qū)特征立卷
二、立卷的組織工作（C）
（一）立卷環(huán)節(jié)的選擇：即一個單位形成的文件材料由誰來立卷。
目前，我國各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位的立卷環(huán)節(jié)的選擇，A:文書處理部門立卷（無檔案室）
根據(jù)機關(guān)單位有無檔案室大體分為
B:文書處理部門與檔案部門結(jié)合立卷（有檔案室）
1、文書處理部門立卷：又稱為“部門立卷”，是新中國成立以來推行的具有中國特色的、比較成功的立卷環(huán)節(jié)的選擇方式，包括：集中式、部門式和誰辦誰立卷三種模式。
立卷模式 | 具 體 操 作 | 適 用 機 關(guān) |
集中式 | 文書部門集中立卷 | 一般機關(guān)單位均可采用 |
部門式 | 文書部門組織，內(nèi)設(shè)部門分別立卷 | 內(nèi)設(shè)機構(gòu)多，文件材料數(shù)量多的大中型機關(guān) |
誰辦誰立卷 | 由具體形成、辦理文件或辦事的工作人員立卷 | 專業(yè)性很強的機關(guān)。如：公檢法、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計、財務(wù)、公正、法律、金融、保險、海關(guān)、商檢、稅務(wù)等部門 |
2、文書處理部門與機關(guān)檔案室結(jié)合立卷
——指以機關(guān)文書處理部門或人員為主，由文件處理部門和機關(guān)檔案室共同承擔(dān)機關(guān)文件材料立卷工作的一種立卷環(huán)節(jié)模式。根據(jù)機關(guān)檔案室介入立卷工作的深度，可分為組織型、分工型、兼職型三種基本類型。
類 型 | 操 作 方 法 | 適 合 機 關(guān) |
組織型 | 機關(guān)檔案室負責(zé)組織，文書處理部門負責(zé)具體立卷 | 文件數(shù)量多，內(nèi)設(shè)機構(gòu)多，文書處理部門力量較強的機關(guān) |
分工型 | 機關(guān)檔案部門和文書處理部門分工合作 | 文件數(shù)量不多，內(nèi)設(shè)機構(gòu)不穩(wěn)定，檔案部門力量較強，文書部門力量較弱的機關(guān) |
兼職型 | 機關(guān)檔案室人員兼職文書工作，一人承擔(dān) | 檔案室工作與文書工作一人承擔(dān)的機關(guān) |
人員：參會人員為機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合部門負責(zé)人、立卷部門人員、檔案部門負責(zé)人和各部門內(nèi)勤人員
1、立卷工作會議：。內(nèi)容：①工作動員；②年度工作安排、步驟、要求；③立卷職責(zé)。
（二）立卷的準(zhǔn)備工作 2、立卷業(yè)務(wù)培訓(xùn)：培訓(xùn)方式——專門培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、議會代訓(xùn)等
3、文件材料的收集和清除：對機關(guān)工作人員是文件材料的清理；對立卷人員是文件材料的收集
①協(xié)助組織立卷的準(zhǔn)備工作
4、機關(guān)檔案室在立卷工作中的作用 ②進行立卷工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督
③為機關(guān)立卷工作提供后勤服務(wù)
1、概念——指立卷人員按照當(dāng)年擬訂（或修訂）的立卷類目，在日常工作中隨時將辦理完畢的、具有
保存價值的文件材料類歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。
①有利于文件的齊全完整
2、目的 ②防止文件的積壓或堆積
（三）平時歸卷 ③便于平時查找
④為年終立卷奠定基礎(chǔ)
⑴建立健全平時歸卷的制度——《機關(guān)文件材料立卷歸檔制度》
3、主要措施 ⑵具備平時歸卷的物質(zhì)條件
⑶注意平時的清查與歸卷
三、具體的立卷程序（B）
| 擬（修）訂立卷類目 |
（一）擬訂（或修訂）立卷類目
1、立卷類目的概念——機關(guān)文件處理部門根據(jù)機關(guān)工作活動和文件材料形成的規(guī)律進行預(yù)測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預(yù)先擬制（或修訂）新年度歸檔文件的類目表。
（1）便于平時歸卷，防止積壓；
2、立卷類目的作用 （2）便于平時查找；
（3）為年終立卷打下基礎(chǔ)。
（1）了解單位的工作性質(zhì)、規(guī)模、職權(quán)范圍、機構(gòu)設(shè)置及其任務(wù)
3、編制立卷類目的依據(jù) （2）研究本單位文書工作的組織形式和文書運轉(zhuǎn)情況
（3）了解本單位上一年文件立卷類目及分組情況等
4、編制立卷類目的時間——前一年的年底或當(dāng)年的年初
5、立卷類目編制的過程
（1） 機關(guān)文書處理部門 ——→ 征求各有關(guān)部門 ——→ 機關(guān)綜合部門
機關(guān)檔案部門 和有關(guān)人員意見 負責(zé)人審定
（2） 機關(guān)各有關(guān)部門 ——→ 機關(guān)文書處理部門 ——→ 機關(guān)綜合部門
和有關(guān)人員意見 機關(guān)檔案部門 負責(zé)人審定
6、不同規(guī)模機關(guān)編制立卷類目的區(qū)別
（1）中小型機關(guān)可編制一個完整的立卷類目；
（2）大型機關(guān)可由各部門分別編制本部門的立卷類目，然后匯集成一個完整的立卷類目。
7、立卷類目的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容
（1）立卷類目的結(jié)構(gòu)包括類號、類目名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等
（2）立卷類目的模式： X —— 一級類目代號
X ? XX …… 1～N 含義 XX —— 二級類目代號
1～N —— 案卷順序號
（3）立卷類目格式：
XX（機關(guān)名稱）XX年文件材料立卷類目
類號： 類目名稱：
條 款 號 | 條 款 名 稱 | 保 管 期 限 | 備 注 |
（1）區(qū)分門類與載體
1、文件的歸類 （2）歸大類
（3）歸條目
（二）文件的歸類 （1）確定共同特征的文件組
和組卷 2、組卷 （2）區(qū)分文件的保存價值 ①正件與附件，正件在前，附件在后
（3）檢查文件的完整情況 ②存本與底稿，存本在前，底稿在后
（4）文件材料的排列順序 ③歷次重要的修改稿，按稿次順利排定稿之后
（5）初擬案卷題名 ④請示與批復(fù)，批復(fù)在前，請示在后
（6）定卷 ⑤案件性文件組，結(jié)論性、判決性在
前，綜合性報告其次，查證依據(jù)性的在后
附：立卷流程單格式
XX（單位名稱）XX年度立卷流程單
類 號 | 類目名稱 | ||||
初擬案卷題名 | |||||
文件時間 | 年 月 日起 | 件 數(shù) | 張（頁）數(shù) | ||
年 月 日止 | 保管期限 | 文件處理號 | |||
備考說明 | |||||
立卷部門 | 立卷人 | 立卷時間 | 年 月 日 | ||
備 注 | |||||
（三）確定保管期限
1、方法—— 依據(jù)檔案行政部門制訂的通用性檔案保管期限表，以上上級機關(guān)制定的專用性檔案保管期限表的規(guī)定，編制本單位檔案保管期限表，報單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行，同時報同級檔案行政部門備案。
2、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容：包括條款號、條款名稱、保管期限、備注等
3、格式——
XX XX（單位名稱）檔案保管期限表
條 款 號 | 條 款 名 稱 | 保 管 期 限 | 備 注 |
（四）擬寫案卷標(biāo)題
1、意義——案卷標(biāo)題是對卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和成分的高度概括，是案卷最重要的一個組成部分，是案卷的靈魂。也是直接查找案卷的向?qū)В前妇砜茖W(xué)分類、系統(tǒng)編目、登記以及編制各種檢索工具的主要依據(jù)。
（1）符合黨和國家的方針政策
2、擬寫案卷標(biāo)題的要求 （2）內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡明
（3）反映立卷特征和卷內(nèi)文件排列的規(guī)律
（4）合乎語法，標(biāo)點正確
3、案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)
（1）符合“三要素”要求，一般由制發(fā)者（或時間、地區(qū)等）、問題和名稱三部分組成。
（2）模式：
XXXXX 關(guān)于XXXXXXXX 的X X
作者 問題 名稱
3、擬寫案卷標(biāo)題應(yīng)注意的問題
①一般用全稱，或用唯一性簡稱。如“中國共產(chǎn)黨安徽省委員會”，簡稱為“中共安徽省委”
②多作者的標(biāo)法。三、四個作者，要全部標(biāo)出；如作者過多，標(biāo)注一、二個主要的，后面加“等”字并注明數(shù)量。
（1）作者的標(biāo)注 ③作者是個人，應(yīng)標(biāo)注其主要職務(wù)或社會地位等。如著名科學(xué)家XXX。
④批轉(zhuǎn)發(fā)文件的作者是批轉(zhuǎn)發(fā)文件的單位。
①意義：即案卷的主要內(nèi)容。擬寫案卷標(biāo)題，是案卷標(biāo)題的核心部分。
a：多個問題，應(yīng)盡量標(biāo)出，以便查找；問題過多，標(biāo)注主要問題，加“等”字代替。
（2）標(biāo)注問題 ② b：問題是同類性的，按類概括；不同類的，逐類標(biāo)出
c：會議文件以會議名稱標(biāo)注
①卷內(nèi)文件名稱不多，按重要程度全部標(biāo)出
（3）標(biāo)注名稱 ②名稱較多，且性質(zhì)基本相近的，標(biāo)注代表性的、概括性的，其他加“等”字，
③會議文件直接標(biāo)注“××?xí)h文件”
④以通訊者特征立卷的，名稱標(biāo)注為“來往文書”，屬專門用法
（4）標(biāo)注時間：四位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字，加“年或年度”。
①以通訊者特征為主立卷的，案卷標(biāo)題為： ×××××與×××××關(guān)于×××××的來往文書
（5）標(biāo)注通訊者 第一通訊者 第二通訊者 問題 專用名稱
②以問題特征為主立卷的，案卷標(biāo)題格式為：×××××關(guān)于×××××與×××××的來往文書
第一通訊者 問 題 第二通訊者 專用名稱
①卷內(nèi)內(nèi)容涉及全部所屬地區(qū)，可概括標(biāo)注。如“安徽省各市、縣（區(qū)）”等
（6）標(biāo)注地區(qū) ②卷內(nèi)文件涉及很多地區(qū)，又不易概括的，可標(biāo)出主要地區(qū)，并用標(biāo)明數(shù)量
③卷內(nèi)文件涉及地區(qū)不多，應(yīng)一一標(biāo)注
④小地區(qū)或有重名現(xiàn)象，應(yīng)冠以其上屬地區(qū)名稱。如“南京市鼓樓區(qū)”等
（五）案卷的編目與編號
（1）意義——置于案卷卷首、介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分的卷內(nèi)文件索引條目。對查閱、保管和統(tǒng)計
卷內(nèi)文件數(shù)量具有重要作用
項目包括——順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等七項
①順序號（件號）：為文件排列順序的編號。一份文件占一個順序號，填寫一個欄目。
A:請示與批復(fù)是兩份文件，應(yīng)占兩個順序號，占兩欄；
1、卷內(nèi)文件目錄 B：正件和附件是一份文件，占一個順序號。附件是正式文件，不占順序號，其標(biāo)題可另占一欄。
C：正本與底稿是同一份文件，占一個順序號一欄。
（2）格式和內(nèi)容 ②文號——由單位代字、年度和發(fā)文順序號三部分組成。
③責(zé)任者——制文機關(guān)，用通用的簡稱。聯(lián)合行文機關(guān)應(yīng)盡量標(biāo)出
④題名——即文件標(biāo)題。自擬標(biāo)題，應(yīng)加“【】”以示區(qū)別。
⑤日期——即落款日期，格式為 “ 2007.10.31 ”
⑥頁號——文件頁的順序號。格式為“ 1～6 ”或“ 1～ ”。最后頁應(yīng)標(biāo)注起止頁號
⑦備注——其他需要說明的事項
附： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄
順序號 | 文號 | 責(zé)任者 | 題名 | 日期 | 頁號 | 備注 |
A：細致、準(zhǔn)確、統(tǒng)一、有序，忌漏號、空號、重號
B：統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編號
①要求 C：凡載有信息的文件，無論正反頁，均應(yīng)編號。空白頁不編號
（1）案卷的編號 D：可使用鉛筆、號碼機或鋼筆等書寫
A：左側(cè)裝訂的案卷，正頁在右上角編號，反頁在左上角編號
②位置 B：右側(cè)裝訂的案卷，正頁在左上角編號，反頁在右上角編號
2、案卷的編號 C：照片、圖片文件材料，正面難以編號的，可在背面編號
A：“內(nèi)部機構(gòu)代號-順序號”：適用于文件數(shù)量多、按“年度-組織機構(gòu)”分類法分類、實行部門立卷的機關(guān)
（2）歸檔號的編制 B：“類號-順序號”：適用于文件數(shù)量多，按“年度-問題”分類的機關(guān)
（文件處理號） C：“年度流水號”：適用于文件數(shù)量少，結(jié)合立卷或集中立卷的機關(guān)
D：“檔號”：適用于文件數(shù)量少，集中立卷的機關(guān)
（六）填寫與裝訂
1、卷內(nèi)備考表
2、填寫案卷封面
| 全 宗 名 稱： 類 目 名 稱： 案 卷 題 名： 文件起止時間：自 年 月 日起 到 年 月 日止文件總件頁數(shù)： 保 管 期 限： 歸 檔 號： 檔 號： |
⑴去除金屬物：文件上有訂書釘、回形針、大頭針等金屬物，一段時間后容易生銹而腐蝕文件，不利于檔案的保存，裝訂前應(yīng)予去除
A:對缺損或不規(guī)則的文件進行修補和裱糊
①修補加固文件 B：對無裝訂位置或裝訂線上有字跡而不便裝訂的文件，用白紙條貼邊
⑵整理取齊 C：將小簽條、便條等不規(guī)則文件粘貼在符合規(guī)格要求的白紙上
②檢查文件的順序和理順紙張：防止錯頁、缺頁、夾頁、反頁、折角、卷邊等
3、案卷 ③對齊文件 A：橫向書寫的文件，左側(cè)裝訂，左側(cè)及下端對齊
的裝訂 B：豎向書寫的文件，右側(cè)裝訂，右側(cè)及下端對齊
①折疊卷皮——主要指硬卷皮和卷盒
②訂卷——包括套封、打孔、穿線和打結(jié)四道工序。案卷裝訂采用“三眼一線”方法，三個孔保持在一條
⑶裝訂貼封 直線上，等間距，孔與孔之間間距為6㎝。用蠟線或棉紗線穿繞，不能用塑料線、尼龍線等人造纖維線。
③貼封——在案卷裝訂線的打結(jié)處粘貼立卷封條，防止隨意折卷。機關(guān)自制，長度略超過“三孔距離”，
寬度不超過2㎝。可印“××××（單位名稱）立卷封條”，不允許用白紙條作立卷封條
⑷粘貼案卷標(biāo)簽—將案卷標(biāo)簽粘貼在案卷卷脊底部以上7㎝或10㎝處，包括全宗號、目錄號、案卷號和年度等。
1、歸檔時間——⑴1983年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：機關(guān)文件處理部門一般應(yīng)在文件形成后第
二年上半年向機關(guān)檔案部門移交歸檔。⑵1998年財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計檔案，在
會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿后向檔案部門移交歸檔。⑶照片及磁性載體檔案按規(guī)定隨時歸檔。
⑴案卷材料收集齊全完整
2、歸檔要求 ⑵案卷材料符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范
（七）歸檔 ⑶按時歸檔
⑷嚴(yán)格歸檔交接手續(xù)
| ××××年度×××（部門）移交案卷目錄歸檔號檔號題名起止時間件數(shù)頁數(shù)保管期限備注 |
⑴編制移交案卷目錄：一式三份，機關(guān)文書部門、移交部門、檔案部門各存一份
3、歸檔工作
內(nèi)容和步驟
⑵撰寫立卷說明（立卷總結(jié)）
⑶移交與歸檔手續(xù)
四、案卷質(zhì)量
（一）案卷質(zhì)量要求的總原則
——遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
1、符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；
（二）案卷質(zhì)量的一般要求
2、歸檔案卷應(yīng)齊全完整
年度已歸檔案卷數(shù)
1、年度案卷歸檔齊全率 = ×100%
年度應(yīng)歸檔案卷數(shù)
已歸檔文件件數(shù)
2、卷內(nèi)文件的齊全率 = ×100%
應(yīng)歸檔文件件數(shù)
年度歸檔案卷完整數(shù)
3、年度歸檔案卷完整率 = ×100%
年度歸檔案卷總數(shù)
卷內(nèi)完整的文件數(shù)
4、卷內(nèi)文件的完整率 = ×100%
卷內(nèi)文件總數(shù)
（三）案卷質(zhì)量的一般內(nèi)容：
1、組卷合理； 2、保管期限劃分準(zhǔn)確； 3、卷內(nèi)文件排列合理； 4、卷內(nèi)目錄清晰；
5、備考表填寫完整； 6、案卷封面填寫清楚； 7、案卷題名擬寫準(zhǔn)確； 8、檔號編制正確；
9、裝訂結(jié)實整齊； 10、使用耐久性字跡材料
第三節(jié) 立卷改革和《歸檔文件整理規(guī)則》（內(nèi)容復(fù)述）
一、立卷改革（D）
⑴簡化立卷方法
1、立卷改革的目的 ⑵普及立卷技術(shù)
（一）立卷工作的目的與方向 ⑶立卷工作現(xiàn)代化 （立卷改革的關(guān)鍵）
⑴與現(xiàn)代科學(xué)管理方法和手段相適應(yīng)
2、立卷工作改革的方向 ⑵以電子計算機輔助立卷方式代替手工方式
⑶立卷工作與檔案工作一體化
（二）四種簡易的立卷方式
立卷方式 | 具 體 操 作 | 優(yōu) 缺 點 |
一事一卷 | 凡一個問題、一次會議、一項工作、一起案件、一項活動等所形成的文件材料，不論其多少，各自單獨組卷 | 卷內(nèi)文件內(nèi)容單一，組卷容易，方法簡單，易操作，但案卷數(shù)量較多 |
立純卷 | 1、按主題或問題組卷。可分為①綜合性文件 ②會議文件 ③專題文件 ④案件材料 ⑤統(tǒng)計報表、簡報 ⑥人民來信等六大類； 2、保持案卷內(nèi)容的單一性 3、平均每個案卷只有10份左右文件（30～40頁） 4、區(qū)分保管價值組卷 5、軟卷皮裝訂、編卷號、裝盒 | 便于組卷、擬寫案卷標(biāo)題和查找，利于保密、方便復(fù)印、縮微、照相、鑒定和補漏，有利于匯編和檢索；有利于文件的電腦管理和平時歸卷。缺點是卷薄且多，立卷機械，不便編號、管理 |
立薄卷 |
1、按門類、載體，再按年度結(jié)合問題或機構(gòu)分類 2、區(qū)分保存價值 3、按問題特征組卷。一般30～60張左右組成一卷 4、軟或硬卷皮裝訂、裝盒 | 結(jié)合“一事一卷”和“立純卷”的優(yōu)點，立卷操作容易、案卷規(guī)范、邏輯性強，適合與現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)接軌，保證與傳統(tǒng)立卷和現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)及檔案管理相銜接，是一種較好的過渡性立卷方法 |
以件代卷 | 取消立卷和卷的概念。文件只進行分類，以“件”為單位裝訂、裝盒 | 簡便快捷，適合當(dāng)前現(xiàn)代化辦公要求 |
二、《歸檔文件整理規(guī)則》（D）
1、編制目的—我國傳統(tǒng)上采用“立卷”作為歸檔文件的整理方法，以“案卷”作為文
書檔案的基本保管單位。立卷繁瑣、復(fù)雜，隨意性大，案卷質(zhì)量難以把握，立卷人員工作負擔(dān)重；同時，計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，為立卷工作提供諸多便利，有必要改革傳統(tǒng)的文件整理方法。為此，2000年12月6日，國家檔案局、中央檔案館發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，2001年1月1日實施。提出“文件級”的整理方法，為立卷改革提供了一個富有生命力的解決方案。
（一）《歸檔文件整理規(guī)則》 a:以“件”為單位，實行“文件級”整理，放棄案卷
編制目的與原則 ⑴簡化原則 b:分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題）三項
C:無須編頁號，直接裝盒
a:兼容計算機和手工兩種管理方式
2、編制原則 ⑵兼容原則 b:便于館室銜接
C:兼容現(xiàn)有法規(guī)利于平穩(wěn)過渡
⑶靈活性原則——推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不是強制性行政規(guī)章
⑷前瞻性原則——適合辦公自動化、文檔一體化、館室一體化、管理現(xiàn)代化要求
1、歸檔文件整理——以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程。
⑴歸檔文件——指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文
書檔案保管的各種紙質(zhì)文件材料
（二）歸檔文件整理概述 2、名詞術(shù)語 ⑵件——歸檔文件整理的基本單位。一般每份文件為一件。①正本與底稿為一件；
②正文與附件為一件；③原件與復(fù)制件為一件；④轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；
⑤報表、名冊、圖冊等一本為一件；⑥來文與復(fù)文為一件
⑴原則—遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用
3、歸檔文件整理的
原則與要求 ⑵要求——a:齊全完整；b:符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求
⑴正本在前，定稿在后
⑵正文在前，附件在后
1、裝訂——按件裝訂 ⑶原件在前，復(fù)制件在后
⑷轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后
⑸復(fù)文在前，來文在后
2、分類——固定于年度、保管期限、問題（機構(gòu)）三方面
3、排序——最低一級類目，按事由結(jié)合時間、重要程度等排序。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件集中排序。
| （全宗號）（年度）（室編件號）ж（機構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號） |
4、編號——逐件編號，加蓋歸檔章
5、編目——
（1）編制歸檔文件目錄。包括件號、 責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等七項
歸 檔 文 件 目 錄
| 件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1霍山職高霍職字〔2007〕03號關(guān)于成立校園安全工作領(lǐng)導(dǎo)組的通知200701201 |
（三）
歸檔
| 歸 檔 文 件 目 錄全宗名稱 年 度 保管期限 機構(gòu)（問題） |
文件 （2）歸檔文件目錄封面
整理
方法
步驟
6、裝盒——常用檔案盒的外形尺寸為：310㎜×220㎜×20/30/40㎜
| 盒內(nèi)文件情況說明 整理人： 檢查人： 年 月 日 |
（四）備考表
記錄和反映檔案盒內(nèi)
文件檔案整理情況和
保管狀況的一種文件
材料，置于盒內(nèi)最后。
包括：盒內(nèi)文件情況說明
整理人、檢查人、
日期等。
皖公網(wǎng)安備 34152502000044號