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第六章 新型載體檔案管理
第一節(jié) 非紙質(zhì)文書(shū)檔案概述（內(nèi)容復(fù)述）
一、文書(shū)檔案載體的演變(B)
1,、中國(guó)古代文書(shū)檔案載體演變史
甲 骨 ——→ 青 銅 ——→ 簡(jiǎn) 牘 ——→ 縑 帛 ——→ 紙張
（源于3000多年前夏朝） （“國(guó)之重器”） （起于周代,，盛于漢） （東晉）
2,、世界古代文明古國(guó)曾經(jīng)使用過(guò)的文書(shū)檔案載體類(lèi)型
古代兩河流域——泥板
古埃及——紙草紙
古希臘——蠟板
中世紀(jì)歐洲——牛羊皮
古印度——樺樹(shù)皮
二,、新型的非紙質(zhì)文書(shū)檔案（略）(C)
備注：
1、“尹灣簡(jiǎn)牘”是我國(guó)迄今發(fā)現(xiàn)最早和級(jí)別最高的地方文書(shū)檔案,。
2,、石刻檔案文獻(xiàn)在世界各個(gè)文明古國(guó)都有發(fā)現(xiàn),。
第二節(jié) 新型載體檔案的管理（內(nèi)容復(fù)述）
一,、照片檔案的管理（C）
1,、概念：照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu),、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,，具有保存
價(jià)值的，以感光材料為載體,，以影像為主要反映方式的一種專(zhuān)門(mén)檔案,。
（一）概念和種類(lèi) ⑴按色彩劃分為——黑白照片、單色照片,、著色照片,、彩色照片等
⑵按感光形式分為——普通日光片、X光片,、超聲波片,、正片、負(fù)片,、反轉(zhuǎn)片
2,、種類(lèi) ⑶按片基材料分為——普通相紙片、聚酯片,、玻璃片等
⑷一般機(jī)關(guān)單位照片檔案主要為——日光型常規(guī)照片
（二）照片檔案收集的范圍
1,、反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的照片
2,、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本單位、本地區(qū)公務(wù)活動(dòng)的照片
3,、本單位重要外事活動(dòng)的照片
4,、本單位、本地區(qū)重要時(shí)間,、重大事故,、自然災(zāi)害等照片
5、本地區(qū)地理,、古跡,、自然風(fēng)光及民間習(xí)俗照片
6、其它有保存價(jià)值的檔案
※照片檔案應(yīng)該做到隨時(shí)收集,、及時(shí)歸檔
（三）照片檔案的整理
⑴照片應(yīng)組成案卷
⑵照片檔案案卷題名應(yīng)概括卷內(nèi)全部照片的基本主題
1,、照片檔案整理要求 ⑶檔號(hào)規(guī)范、準(zhǔn)確,、清晰
⑷照片說(shuō)明格式正確,、項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容
⑸案卷裝訂美觀,，有卷內(nèi)目錄,、備考表、案卷目錄
2,、照片檔案整理原則——以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系,，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為原則,。
⑴照片的分類(lèi)和組卷：照片檔案應(yīng)按年度結(jié)合問(wèn)題分類(lèi),。將照片與說(shuō)明一起固定在芯頁(yè)正面
（規(guī)格為297㎜×210㎜），案卷內(nèi)的芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜,。
3照片檔案整理方法 ⑵填寫(xiě)照片檔案卷內(nèi)目錄——以照片的自然張或有總說(shuō)明的若干張為單元填寫(xiě),。
包括照片/底片、題名,、拍攝時(shí)間和備注等項(xiàng)目（其中照片題名一般不超過(guò)50字）
⑶填寫(xiě)照片檔案?jìng)淇急怼旧贤臅?shū)檔案
（四）照片檔案的編號(hào)與編目
⑴照片的編號(hào)：包括 “目 錄 號(hào),、 案卷號(hào) 和 張（組）號(hào)”
1、編號(hào) 與其它檔案混編 一冊(cè)一號(hào) 即頁(yè)號(hào)
⑵底片的編號(hào)：包括“機(jī)構(gòu)號(hào)—底片流水號(hào)”,，用鐵筆橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面空白處
2,、編目——即照片檔案案卷目錄，基本同文書(shū)檔案案卷目錄
（五）照片說(shuō)明的編寫(xiě)
◎概念——照片說(shuō)明是概括地揭示和解釋照片來(lái)源,、內(nèi)容,、形式和整理情況等的一種文字材料。包括符號(hào)說(shuō)明、文字說(shuō)明,、總說(shuō)明和分說(shuō)明等
1,、符號(hào)說(shuō)明——包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)（如：01-002-018表示本單位第1號(hào)目錄第2號(hào)案卷第18頁(yè)）
2,、文字說(shuō)明——包括事由,、時(shí)間、地點(diǎn),、人物,、背景、攝影者等“六要素”,。
◎具體要求 文字說(shuō)明要簡(jiǎn)潔明了,，一般不超過(guò)200字，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間,，年月日之間用“.”間隔,，如：2007.12.19
3、總說(shuō)明和分說(shuō)明——照片說(shuō)明一般以照片的自然張為單元編寫(xiě),。一組具有密切聯(lián)系的照片應(yīng)加總說(shuō)明,，寫(xiě)法同文字說(shuō)明。凡加總說(shuō)明的照片還應(yīng)編寫(xiě)簡(jiǎn)要的分說(shuō)明,。
4,、照片說(shuō)明的書(shū)寫(xiě)格式：總說(shuō)明書(shū)寫(xiě)在第一張照片上方的芯頁(yè)上；分說(shuō)明書(shū)寫(xiě)在照片正下方或左側(cè),、右側(cè)的芯頁(yè)上
（六）照片檔案的保管
1,、溫濕度條件
溫濕度 類(lèi)型 | 溫 度 （℃） | 濕 度（℃） | ||
適宜溫度 | 晝夜溫度差 | 適宜濕度 | 晝夜?jié)穸炔?/span> | |
照 片 | 14～24 | + 2 | 40%～60% | + 5% |
底 片 | 13～15 | + 2 | 35%～45% | + 5% |
2、庫(kù)房設(shè)施和裝具
⑴庫(kù)房門(mén)窗密封良好,，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩
⑵要做到防光,、防塵、防蟲(chóng),、防污染,、防高溫、防潮,、防蛀、防霉等
⑶使用透氣性較好的紙制卷皮或卷盒,，一般不用塑料制品,。
3、照片檔案的管理
⑴照片的管理
a：按編號(hào)順序排列上架,，單獨(dú)存放,；
b：入庫(kù)前檢查，防止受污染照片入庫(kù)；
c：照片水洗后要上光,；
d：定期檢查
⑵底片的保管
a：底片放入底片袋內(nèi)保管,，單獨(dú)存放
b：黑白底片入庫(kù)前因進(jìn)行水洗處理
c：接觸底片應(yīng)戴手套，防止污染
d：立放底片,，定期檢查
二,、磁性載體檔案的管理（C）
錄音帶、錄像帶又稱(chēng)為聲像檔案或音像檔案,。1996年2月,，國(guó)家檔案局發(fā)布《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了對(duì)磁性載體文件的積累,、歸檔要求以及管理,、保護(hù)等。
（一）磁性載體檔案的概念：
磁性載體檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu),、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,、具有保存價(jià)值的、以磁介質(zhì)為信息載體的一種特殊載體的專(zhuān)門(mén)檔案,。
1,、計(jì)算機(jī)磁帶：用于計(jì)算機(jī)數(shù)字存儲(chǔ)的磁介質(zhì)盤(pán)帶。（規(guī)格：1/2英寸）
2,、硬磁盤(pán)：計(jì)算機(jī)主要外部存儲(chǔ)設(shè)備,。分14英寸、8英寸,、5.25英寸等
（二）磁性載體檔案的種類(lèi) 3,、軟磁盤(pán)：可脫機(jī)傳遞和存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息載體。分8英寸,、5.25英寸,、3.5英寸
4、錄像帶：用于電視攝影,，傳遞和存儲(chǔ)音像信息載體,。有小3/4、大1/2,、和16㎜等規(guī)格
5,、錄音帶：用于錄制音響的載體。有鋼絲帶,、唱片,、塑膠帶等規(guī)格
（三）磁性載體檔案的收集和整理
⑴磁性載體檔案由形成部門(mén)收集，單杠部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督,、檢查,、指導(dǎo)
1、收集 ⑵磁性載體檔案一式二份（A B盤(pán)），與相應(yīng)紙質(zhì)文件一并登記
⑶注意軟件文件的收集
⑴歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件,。運(yùn)轉(zhuǎn)正常,、無(wú)病毒、無(wú)劃痕
2,、歸檔要求 ⑵歸檔文件符合相關(guān)質(zhì)量規(guī)范
⑶同一項(xiàng)目同一類(lèi)別的文件應(yīng)存儲(chǔ)在同種載體上,。目錄清單與載體文件一并歸檔
⑷磁性載體文件由文件形成部門(mén)編制歸檔說(shuō)明
⑴磁性載體檔案是單位檔案的一種，應(yīng)統(tǒng)一（混合）編號(hào),，單獨(dú)編目
⑵按種類(lèi),、年度和專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi)，以盒,、帶,、盤(pán)等為檔案基本保管單位
3、分類(lèi),、編目和編號(hào) ⑶按分類(lèi)的順序分別編制磁性載體檔案案卷目錄
其中——“信息量”指磁性載體檔案自然單位內(nèi)信息單元所占的時(shí)間或空間
⑷歸檔的磁性載體檔案必須粘貼標(biāo)簽
磁性載體檔案案卷目錄格式
案卷號(hào) | 題 名 | 年度 | 信息量 | 期限 | 備注 | |
檔案室編 | 檔案館編 | |||||
（四）磁性載體檔案的保管
⑴遵循集中統(tǒng)一,、確保安全、便于利用的原則,，由各檔案部門(mén)歸口管理
⑵各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建立磁性檔案借閱,、審批制度
1、磁性載體 ⑶在保管磁性載體檔案的同時(shí),，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文字資料（不得用鉛筆或水溶性墨水書(shū)寫(xiě)）
檔案的管理 ⑷做好磁性載體檔案的保密工作
⑸歸檔磁性載體檔案一式二份,，其中一份作為保存件，不得外借,。
①性能要求：應(yīng)重視載體的選擇,，禁止用劣質(zhì)軟磁盤(pán)、磁帶,、錄像帶,、錄音帶作為載體
⑴貯存前的準(zhǔn)備 ②篩選粘合劑質(zhì)量特別差的磁帶
③磁性載體檔案信息要經(jīng)過(guò)調(diào)整、清潔,、干燥處理,，并裝袋或?qū)ｉT(mén)容器
①庫(kù)房溫濕度要求——溫度范圍：15～27℃；最佳溫度：18℃,；晝夜溫差：+3℃
濕度范圍：40%～60%,，最佳濕度：40%；晝夜?jié)穸炔睿?span style="text-decoration:underline;">+5%
2,、磁性載體
檔案的貯存 ②清潔管理要求：不能用手觸摸磁帶,，應(yīng)帶非棉制手套；不要使磁帶接觸不清潔
⑵貯存 表面,；庫(kù)房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；吸塵器排氣應(yīng)通向室外,；庫(kù)房中禁止使用打印機(jī),。
③風(fēng)壓要求——保持庫(kù)房正壓，減少空氣污染和腐蝕性氣體,。
④防水要求——避免水淹,；磁帶架最低一層隔板應(yīng)高于地面30㎜
⑤防火要求——耐火材料，庫(kù)房中不得放置易燃物品
⑥防磁要求——磁性載體檔案與磁場(chǎng)源之間距離不少于76㎜,；應(yīng)使用防磁柜,；
磁性載體檔案裝入防磁柜，應(yīng)距容器內(nèi)壁26㎜,。
（五）磁性載體檔案的保護(hù)措施
1,、保養(yǎng)及維護(hù)——定期保養(yǎng)維護(hù)，建立磁性載體檔案檢測(cè),、保養(yǎng)卡,，具體內(nèi)容包括清潔、倒帶,、檢查,、修復(fù)和復(fù)制等。
磁性載體檔案檢測(cè),、保養(yǎng)卡
序號(hào) | 時(shí)間 | 檢測(cè)機(jī)型 | 信息記錄格式 | 檢測(cè)項(xiàng)目 | 結(jié) 論 | 操作人 |
（1）清潔：磁帶應(yīng)注意清洗,，可選用二氯二氟甲烷、異丙醇,、甲醇等
（2）倒帶：適宜溫濕度條件下貯存的磁帶建議間隔3～5年倒帶一次,。
（3）檢查與修復(fù)：
（4）復(fù)制：正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次,。
2,、磁性載體檔案使用中的保護(hù)
若磁性載體檔案超過(guò)保存的溫濕度范圍，則應(yīng)將計(jì)算機(jī)磁帶在使用環(huán)境中平衡3天以上,，錄音帶,、錄像帶平衡24小時(shí)后在使用，并在讀帶前將磁帶按正常速度全程進(jìn)帶,、倒帶各兩次,。
三、光學(xué)性載體（光盤(pán)）的管理（C）
光學(xué)性載體是指用光學(xué)原理與技術(shù)記錄信息數(shù)據(jù)的載體,，目前主要指光盤(pán),。
（一）光盤(pán)的信息存取原理
光盤(pán)是最近發(fā)展起來(lái)的最重要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。
1,、只讀式光盤(pán)
（二）光盤(pán)的種類(lèi) 2,、一次寫(xiě),、多次讀光盤(pán)
3、可擦寫(xiě)光盤(pán)
1,、記錄密度高,、信息存儲(chǔ)量大
（三）光盤(pán)的特點(diǎn) 2、數(shù)據(jù)傳輸率高,、存取速度快
3,、壽命長(zhǎng)、易保存
1,、光盤(pán)閱讀過(guò)程中不存在設(shè)備對(duì)光盤(pán)磨損的問(wèn)題,，灰塵、擦痕對(duì)光盤(pán)影響不大
2,、高溫,、潮氣對(duì)光盤(pán)影響較大，其中高溫對(duì)光盤(pán)損傷最大
（四）光盤(pán)的維護(hù) 3,、保存光盤(pán)的適宜溫濕度——最佳溫度：20℃,； 最佳濕度：45%
4、對(duì)光盤(pán)的老化實(shí)驗(yàn)表明,，光盤(pán)保存信息的能力和使用壽命在20年以?xún)?nèi)
5,、茲于現(xiàn)有條件，光盤(pán)還不能長(zhǎng)期保存信息
6,、為了保證光盤(pán)信息輸出的可靠性,，須在10～20年內(nèi)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)錄
新型載體檔案溫濕度要求
溫濕度 類(lèi)型 | 溫 度 | 濕 度 | ||||
適宜溫度 | 最佳溫度 | 晝夜溫度差 | 適宜濕度 | 最佳濕度 | 晝夜?jié)穸炔?/span> | |
照 片 | 14～24℃ | —— | + 2℃ | 40%～60% | —— | + 5% |
底 片 | 13～15℃ | —— | + 2℃ | 35%～45% | —— | + 5% |
磁性載體檔案 | 15～27℃ | 18℃ | +3℃ | 40%～60% | 40% | + 5% |
光 盤(pán) | —— | 20℃ | —— | —— | 45% | —— |
四、新型載體文書(shū)檔案的保管與防護(hù) (D)
⑴選擇優(yōu)質(zhì)材料記錄信息：表面致密,、平整,、光滑、厚度均勻
⑵制作過(guò)程應(yīng)保證質(zhì)量：無(wú)塵,、無(wú)煙,、溫濕度恒定的環(huán)境
1、嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量 ①入庫(kù)前檢查
⑶保存過(guò)程中的檢查和處理 ②保存期間定期檢查和處理
③使用與保存
①選擇全封閉帶空調(diào)的庫(kù)房
⑴對(duì)庫(kù)房的選擇和要求 ②各類(lèi)不同載體的檔案分庫(kù)保存,；無(wú)分庫(kù)條件,，應(yīng)分框存放
2、嚴(yán)格庫(kù)房管理 ③防塵處理,。避免揮發(fā)性氣體的影響
⑵嚴(yán)格控制庫(kù)房的溫濕度：見(jiàn)保存新型載體檔案的溫濕度要求
⑶保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生：配備防塵設(shè)備,，定期打掃
①良好的化學(xué)穩(wěn)定性； ②一定的機(jī)械強(qiáng)度,； ③結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性
⑴包裝材料的要求 ※ 目前用于包裝的主要材料有：紙張,、塑料、金屬和木質(zhì)
3,、嚴(yán)格選擇包裝材料 ①紙質(zhì)材料應(yīng)選用中性偏堿紙
②塑料包裝物應(yīng)選用與片基同性質(zhì)的塑料物質(zhì)
⑵用于膠片的包裝材料 ③金屬包裝材料選用鋁合金,、不銹鋼及防腐處理金屬
④唱片包裝選用紙袋,，不用揮發(fā)性的物質(zhì)
⑶包裝方式的選擇——有開(kāi)放式、密閉式和全密封式
⑴影響——存放不當(dāng),，會(huì)造成材料相互擠壓,，重力不均,，載體變形,，信息失真
4、選擇適當(dāng)?shù)拇娣欧绞?nbsp;
⑵存放方式——①橫放,；②豎放（常用）
第三節(jié) 計(jì)算機(jī)輔助立卷與電子檔案管理（內(nèi)容復(fù)述）
一,、計(jì)算機(jī)輔助立卷 (D)
（一）計(jì)算機(jī)輔助立卷的概念
計(jì)算機(jī)輔助立卷就是指立卷人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，通過(guò)運(yùn)行特定的軟件,，對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行分類(lèi),、組卷和歸檔的一種現(xiàn)代化的立卷方式。所謂“輔助”包括三個(gè)方面含義：一是操作的對(duì)象是文件的數(shù)字化信息或目錄數(shù)據(jù),；二是目錄數(shù)據(jù),、信息的形成，由文檔人員輸入,，計(jì)算機(jī)運(yùn)行特定軟件完成,；三是計(jì)算機(jī)形成的目錄數(shù)據(jù)、信息,，需由檔案管理人員進(jìn)行審查和調(diào)整,。
（二）手工立卷與計(jì)算機(jī)輔助立卷的比較
項(xiàng)目 立卷方式 | 文件分類(lèi) | 文件排序 | 檔案編目 |
手工立卷 | 按立卷類(lèi)目分類(lèi)，可在平時(shí)進(jìn)行,，也可在次年集中進(jìn)行 | 按時(shí)間先后順序排序,，并遵照固定格式排序 | 按文件排序填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄表 |
計(jì)算機(jī)輔助立卷 | 在程序設(shè)計(jì)時(shí)，在文件目錄數(shù)據(jù)表中增加用于存放歸卷類(lèi)目信息的字段,，并建立一個(gè)索引文件 | 修改有關(guān)文件目錄的保管期限,、卷號(hào)和卷內(nèi)文件序號(hào) | 指定起止卷號(hào)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)編目 |
二,、計(jì)算機(jī)輔助立卷的方法與步驟
（一）在系統(tǒng)中建立本單位的文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)
（二）在系統(tǒng)中對(duì)歸檔文件整理的一般步驟：
1,、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和擬歸檔；2,、歸檔審查與調(diào)整,；3、執(zhí)行整理歸檔程序,；4,、打印歸檔文件目錄
1、計(jì)算機(jī)全自動(dòng)處理法
（三）計(jì)算機(jī)輔助立卷的常用方法 2,、手工與計(jì)算機(jī)結(jié)合法
3,、直接輸入法
三,、電子文件歸檔
（一）電子文件和電子檔案 (D)
1、電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理,，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶,、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼系列,。
2,、電子檔案就是經(jīng)過(guò)整理歸檔保存的電子文件。
（二）電子文件的收集和積累
⑴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）
1,、電子文件的形成渠道
⑵計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)（CAD）和計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)（CAM）
2,、電子文件類(lèi)型——包括圖像文件、圖形文件,、數(shù)據(jù)文件,、文本文件、命令文件,、影像文件,、聲音文件、多媒體文件等
⑴健全電子文件歸檔制度
⑵建立電子文件登記表
3,、收集方法 ⑶采取必要的保護(hù)措施
⑷不能忽視對(duì)紙質(zhì)文件的收集
⑴記錄重要文件主要修改過(guò)程,、有查考利用價(jià)值的文件應(yīng)保留
⑵保存與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)建立彼此間準(zhǔn)確,、可靠的標(biāo)識(shí)
⑶“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,，應(yīng)采取安全措施，保證電子文件不被隨意改動(dòng)
4,、注 意 事 項(xiàng) ⑷用文字處理技術(shù)形成的電子文件,，收集時(shí)應(yīng)注意其格式、屬性和文字處理平臺(tái)
⑸用掃描儀等設(shè)備獲取的電子文件,，應(yīng)注意其壓縮算法,，最好是通用格式，方便轉(zhuǎn)換
⑹通用軟件產(chǎn)生的電子文件,，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào),、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)等
⑺相關(guān)電子文件的參數(shù),、管理數(shù)據(jù)應(yīng)一并收集歸檔
（三）電子文件的整理與歸檔
1,、與紙質(zhì)文件整理的最大區(qū)別，在于電子文件的整理要選擇載體和進(jìn)行刻錄工作
2,、光盤(pán)制作應(yīng)一式三套,，則一套封存，一套提供利用,，一套異地存放
3,、電子檔案目錄格式
光盤(pán)編號(hào)： | ||||||
序號(hào) | 代號(hào) | 題 名 | 電子檔案號(hào) | 密級(jí) | 保管期限 | 備注 |
4,、注意事項(xiàng)
⑴保存電子檔案載體的優(yōu)先順序?yàn)椋?span style="border:solid windowtext 1px;padding:0;background:#D9D9D9">只讀光盤(pán)、 一次寫(xiě)光盤(pán),、 硬磁盤(pán),、 可擦寫(xiě)光盤(pán)等
⑵禁用軟磁盤(pán)作為歸檔文件長(zhǎng)期保存的載體；
⑶電子文件載體應(yīng)設(shè)置為禁止寫(xiě)操作狀態(tài),；
⑷原電子文件載體完成電子文件歸檔后,，其形成部門(mén)保留時(shí)間至少1年
皖公網(wǎng)安備 34152502000044號(hào)